Stikkordarkiv: forhandlingsteknikk

Forhandle med ulike kulturer? Fokuser på person, ikke kultur!

Publisert av
Svar

Min lærer i forhandlingsteknikk på Insead, professor Horacio Falcão, skriver i siste Harvard Business Review om hvordan lykkes med forhandlinger på tvers av kulturer.

The Secret to Cross-Cultural negotiations

Det er mange kjente utfordringer knyttet til å forstå og forhandle med mennesker fra en annen kultur. Det kan være språket og måten man gjør forhandlinger på i ulike land.

Kanskje har deltakerne vært på kulturkurs og tilnærmer seg motpart på en instrumentell måte ved å generalisere hvordan mennesker fra ulike kulturer opptrer.

Falcão og hans medforfatter Thomas Wiegelmann skisserer fire regler for å lykkes

1. Forhandle med mennesket, ikke med kulturen

        Du skal søke å forstå personen på den andre siden av bordet. Innenfor alle kulturer er det stor variasjon. Hvis du fokuserer på kultur og stereotyper, er sjansen stor for at du kommer feil ut.

        Nøkkelen til suksess er til en viss grad å fjerne kulturaspektet i forhandlinger.  Kanskje er du og din motpart likere enn du tror. Dere kan ha mye felles gjennom business, utdannelse og interesser.

        Hvis du absolutt vil forholde deg til kulturens kjente særegenheter, kan du følge rådet fra Eirin Meyer, professor på INSEAD.  Hun anbefaler å legge seg på midten på skalaen på de ulike kulturdimensjonene. En kulturdimensjon kan være toleranse for risiko, håndtering av konflikt, direkte/indirekte kommunikasjon mm.

        2. Identifiser motparts intensjoner

        Vil min motpart jobbe med eller mot meg?

        Kanskje møter du en som er interessert i en vinn-vinn-forhandling og med mål om å øke verdien for begge parter. Men det kan også være en vinn-tap-forhandler du møter.

        Hvis du går inn i en vinn-tap-forhandling kan du oppleve at motpart bruker løgner, trusler, fornærmelser og ultimater mot deg.  Du skal ikke slåss tilbake. Du slukker ikke brann med brann. Smarteste mottrekk er likevel å kjøre en vinn-vinn-strategi. På den måten kan du sette deg i respekt, men dårlig utført vil kunne fremstå svak, ubesluttsom og desperat.

        Noen vil i en vinn-tap-forhandling bruke sine kulturelle særegenheter mot deg.  Det kan for eksempel være å forsere fremdrift og beslutning med en begrunnelse på at slik gjør vi det i vår kultur.

        Når du kjører en vinn-vinn-strategi velger du å samarbeide for å komme frem til en god løsning. Elementer er kommunikasjon, tillit, emosjonell intelligens, rasjonell beslutningstaking og kreativitet for å finne løsninger.

        3. Lag nye ritualer

        Ritualer kan være symbolske handlinger, adferd og seremonier. Dette kan styrke samhold i en kultur. Men når man møter nye kulturer kan det lett oppstå misforståelser.

        Nøkkelen er også her kommunikasjon. Definer enkle regler sammen med motpart for hvordan forhandlingen skal gjennomføres og hvordan man skal oppføre seg. Temaer kan være kommunikasjon, grad av åpenhet, fremdrift, pauser og annet du tenker er smart å si noe om i forkant.

        4. Utnytt forskjeller i preferanser, ikke i makt

        Vinn-tap-forhandlere vil bruke makt for å få det som de vil. I vinn-vinn-forhandlinger vil partene søke å utnytte muligheter knyttet til preferanser.

        Ulik kultur gjøre forhandlinger mer krevende, men jo mer ulike preferanser partene har, jo lettere er det å bli enige.

        Du må derfor gjøre alt du kan for å få tak i hva motparts preferanser er. Preferanser er det som er viktig for deg i forhandlingen.

        Hvis jeg verdsetter penger og du tid, kan du betale meg ekstra for å få det raskere.

        Hvis jeg er villig til å ta risiko og du verdsetter sikkerhet, kan du kjøpe sikkerhet fra meg.

        Uansett hvilken kultur du opererer i, en fellesnevner er ønsket om å bli behandlet med respekt.

        Og selv om du går inn med gode intensjoner, kan forhandlingen strande. Men da har i hvert fall du gjort hva du kunne.

        Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium og ekspert i ledelse og forhandlingsteknikk. Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.

        The Lazy Compromise  – en fallgruve i enhver forhandling

        Publisert av
        Svar

        Altfor mange inngår The Lazy Compromise i forhandlinger!

        Dette hjertesukket kom fra professor Horacio Falcao, min foreleser i forhandlingsteknikk på INSEAD.

        The Lazy Compromise er et begrep innen forhandlingsteori og inntreffer i mange situasjoner.

        • Partene forhandler bare om pris og bringer ikke inn flere elementer. Det blir som en kake som skal deles. Når en får mer, vil den andre få mindre.
        • Partene mangler kompetanse på hvordan øke verdien i en forhandling og skape vinn-vinn.
        • Partene er ikke kreative. De ser ikke muligheter og bringer ikke inn flere elementer i forhandlingen.
        • Partene orker ikke å bruke tid og krefter på å få til et bedre resultat.
        • Partene lærer ikke av tidligere feil. De får nemlig aldri vite hva de kunne fått ut av forhandlingen og er derfor fornøyde, helt uten grunn.

        Når partene slår seg til ro med The Lazy Compromise er konsekvensen at begge får mindre enn nødvendig ut av forhandlingen. Det er både sørgelig og unødvendig.

        Vinn-vinn-forhandlinger er ikke alltid mulig å få til.  Det krever både tillit og åpenhet.

        • Kanskje er det faktisk ikke noe annet som betyr noe enn pris.
        • Kanskje møter du en motpart som ikke er interessert i å forhandle med deg. Det kan være at de vurderer deg og ditt selskap til å være så ubetydelige, at de ikke vil kaste bort tid på å forhandle med dere og heller velger å kjøre en vinn-tap-linje i egen favør.

        Men langt oftere enn de fleste tror, er det mye mer å hente i forhandlinger enn det som faktisk oppnås.

        Her er 4 tips til å skape bedre resultater og økt verdi for begge parter:

        1. Bygg tillit til motpart og del informasjon

        Du bygger tillit ved å gi motpart følelsen av å bli sett, hørt og respektert. I forberedelsene skal du tenke gjennom hva du skal si for å fremstå samarbeidsvillig og konstruktiv. Starten er viktig for å etablere et godt klima for forhandlingen.

        Hvis du ikke kjenner motpart, er det jo ikke godt å vite om du kan ha tillit til han. Og du kan ikke kreve noens tillit. Du må ta initiativ selv. Du kan for eksempel si: Erfaringsmessig er det en fordel å dele informasjon, og jeg kan godt begynne. Så prøver du deg litt frem for å se responsen.

        For å skape vinn-vinn må partene kunne snakke om hva som er viktig for dem.

        Historien om de to kokkene

        På kjøkkenet var det bare en appelsin og de to kokkene begynte å slåss om denne. Jeg vil ha den, sa begge. De roet seg etter hvert og ble enige om å dele appelsinen i to, så hver fikk en halv.

        De spurte ikke: Hvorfor vil du ha den? Hva skal du bruke den til?

        Det viste seg nemlig at den ene kokken bare var ute etter skallet, som han skulle rive og ha i en sjokoladekake. Den andre skulle ha saften for å bruke i en saus. Hadde de snakket sammen, kunne den ene tatt kjøttet med saften og den andre fått skallet. Resultatet var altså at de fikk 50 % av det de kunne oppnådd, hvis de hadde delt informasjon.

        Dessverre er veldig mange redde for å dele informasjon. Spesielt uerfarne forhandlere tror at jo mer hemmelighetsfulle de er, jo proffere fremstår de. Sannheten er at det er tvertom.

        2. Still spørsmål og lytt

        For å skape vinn-vinn, må du vite hva som er viktig for motpart og han må vite hva som er viktig for deg.

        Det er del av forberedelsene å forsøke å forutse dette, men du kan jo ikke vite det for sikkert. Derfor må du stille spørsmål når dere er i forhandling.

        Du skal ikke stille lukkete og ledende spørsmål som:

        • Synes du pris er veldig viktig?
        • Vil du ha varen raskt?

        Du skal stille åpne spørsmål:

        • Hva er viktig for deg?
        • I tillegg til pris, hva annet er viktig?
        • Hva er viktigst for deg, rask levering med noe høyere pris, eller senere levering med standard pris?


          3. Bruk forhandlingsvariabler

        Forhandlingsvariabler er dine spillkort i forhandlingen. De skal du skal bruke for å øke verdien og skape vinn-vinn for dere begge. (link https://hildeombusiness.no/forhandlingsvariabler-dine-spillkort-i-forhandlingene/)

        Som selger ønsker du å få en best mulig pris, og heller gi noe til motpart som koster deg mindre enn en prisreduksjon, men som samtidig har en betydning for motpart. Du må identifisere hva det er. Kanskje er det raskere leveranse, teknisk service, mer av samme vare osv.

        Hvis du er innkjøper vil du gjerne ha best mulig pris og høyest mulig rabatter. Men kanskje kan du i stedet eller i tillegg få andre goder som har en høy verdi for deg.

        Du skal lage en liste med oversikt over alle forhandlingsvariabler som du og din bedrift kan bruke i forhandlinger. Hva kan dere gi og hva kan dere få?  Som forberedelse til hver enkelt forhandling skal du i planleggingen bruke listen og planlegge hvilke variabler du vil bruke. Skriv ned de du vil be om og hvilken betydning de har for deg. Du skal også forberede hva du tror motpart vil være interessert i fra deg.

        NB! Det er svært viktig å tillegge forhandlingsvariablene verdi. Hvis du er leverandør, kan du si at utvidet service har en verdi på kr 10.000,- som er prisen hvis motpart skulle kjøpt den. Hvis motpart ikke verdsetter det, ved å gi deg en innrømmelse, skal du ikke gi bort goden.

        4. Etabler spilleregelen: Alt ses i sammenheng

        Å se alle forhandlingsvariablene i sammenheng er smart. Hvis forhandlingen går mot slutten og motpart vil ha inn mer, kan du se hva du vil plukke ut i stedet. Bordet fanger ikke.

        Så får dere diskutere hva som har mest verdi for dere.

        Lykke til med dine forhandlinger og lykke til med å unngå The Lazy Compromise.

        Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium og ekspert i ledelse og forhandlingsteknikk. Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.

        Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

        Hvordan håndtere hersketeknikker i forhandlinger

        Publisert av
        Svar

        Ingen liker å bli utsatt for hersketeknikker, heller ikke i forhandlinger. Men dessverre er ikke det helt uvanlig. Du skal få noen tips til hvordan du kan forholde deg til det, uten å bli vippet av pinnen.

        Poenget med hersketeknikker, når de brukes bevisst, er å redusere motpart ved å skape ubehag eller usikkerhet. Jeg vil fraråde bruk av hersketeknikker, så sant du ikke bryr deg om ditt rykte og psykologiens betydning i forhandlinger. Men husk at å være tøff, tydelig, streng osv ikke er en hersketeknikk. Så du har mye å gå på, selv om du oppfører deg ordentlig.

        Hva er en hersketeknikk? I Wikipedia står følgende definisjon:

        Hersketeknikker er metoder en person eller en gruppe bruker for indirekte å herske over andre personer eller grupper. Hersketeknikker kan utøves gjennom tale, stemmeleie, kroppsspråk og andre former for kommunikasjon.

        Begrepets mor, Berit Ås, var norsk politiker og SV-leder på 70-tallet. Hun opplevde da hun gikk på talerstolen på Stortinget at mennene enten forlot salen eller begynte å prate med sidemann. Hun fattet interesse for fenomenet og ble verdensberømt for sin bok om de 5 hersketeknikkene som kom på slutten av 70-tallet.

        Hun beskrev følgende 5 hersketeknikker:

        • Usynliggjøring
        • Latterliggjøring
        • Tilbakeholdelse av informasjon
        • Fordømmelse uansett hva du gjør
        • Påføring av skyld og skam

        Flere av dem kan du møte i forhandlingssituasjoner. Her er andre eksempler på hersketeknikker 

        • Motpart er aggressiv og dominerende
          • Da skal du ha fokus på målet. Forsøk å roe ned gemyttene. Ufarliggjør situasjonen. Bruk humor. Bruk psykologi. Ta pauser. Observer adferd og ikke ta det personlig.
          • Sinne brukes ofte av uerfarne forhandlere som tror at forhandlinger er et nullsumspill. Mer erfarne forhandlere har lært at gevinsten kan økes for begge parter ved å samarbeide.
          • Keith Allred fra Harvard’s Kennedy School of Government, har i forskning dokumentert at sinne eskalerer konflikter, skaper misforståelser, reduserer resultater og øker sjansen for brudd i forhandlingene.
        • Good guy and bad guy. En snill og en slem og sint. Sinne virker som en rød klut på motparten, og hvis du har som intensjon å ha et videre samarbeid, er ikke sinne smart. Sinne kan være virkningsfullt hvis det er en engangshandel, og du ikke vil se vedkommende igjen. Men i de fleste kunde-leverandørforhold skal man møtes igjen.
        • Motpart viser liten interesse
          • Still spørsmål for å sjekke at han er med
        • Motpart bringer overraskende inn en ny person i løpet av forhandlingen. Dette er gjerne en leder eller ekspert.
          • I forberedelsene bør du alltid, så godt det lar seg gjøre, identifisere motparts beslutningsprosess og deltakere i forhandlingene, da reduserer du faren for overraskelser.

        • Drar deg ut på vidda og avslutter så raskt på grunn av tid
          • Pass på tiden og at dere kommer gjennom sentrale punkter i løpet av tiden dere har til rådighet. Avklar i starten av forhandlinger hva dere skal forhandle om og hvor lang tid dere har. Jeg hørte en historie om en innkjøper på en øy utenfor Kristiansund. På ettermiddagen gikk det bare en ferje tilbake til fastlandet. Innkjøperen brukte denne teknikken og hadde stort hell med leverandører som ble ettergivende i frykt for å miste siste ferje.

        • Lover deg å være førstevalget hvis du er snill denne gangen
          • Tror du han blir greiere neste gang? Not!
        • Sier at de delvis har valgt leverandør
          • Kan selvfølgelig være sant, men ikke gi mer enn du har tenkt likevel
        • Bare 1 ting til…..
          • Avklar alle forhold dere skal forhandle om i starten og lag en spilleregel på at alt ses i sammenheng og at ingenting er avgjort før alt er avgjort. Mange innkjøpere insisterer på å bruke denne, for de ser den har stor effekt når selgeren er redd for å miste avtalen i innspurten av forhandlingene. Men selv om det er lov å prøve seg, betyr det ikke at du skal gi noe.

        • Regnemesteren
          • Det er mange utregninger i forhandlinger, og ikke alle er like sterke i matematikk. Det er det mange som vet og denne hersketeknikken er blitt veldig vanlig. Begge parter sitter ofte med regneark som der og da beregner konsekvensene av volumer og rabatter. Mange skammer seg over dårlige matteferdigheter. De later som de skjønner alle regnestykkene som regnemesteren, i voldsom fart, legger på bordet. Men regelen er: Aldri si ja til noe du ikke helt har forstått. Det er mange måter å regne på. Hvilke tall prosentene beregnes av, kan utgjøre forskjellen på liv og død. Så vær forsiktig. Du kan godt si til motpart at det er mange måter å regne på i forhandlinger og dere gjør det på en annen måte.  Hvis du ikke er helt sikker på at du har forstått regnestykket, kan du enten ta med deg tallene hjem eller til en timeout eller stille krav til motpart om en grundig gjennomgang av utregningene. Det er ikke flaut, det er klokt. Mange utregninger er vanskelige å forstå, selv for de mattesterke.
          • Selv pleier jeg å si «Det der forstår ikke jeg engang, og jeg er siviløkonom».

        For alle typer hersketeknikker gjelder at du skal bevare roen. Ta et mentalt skritt tilbake. Observer situasjonen. Se motpart og hans adferd som måten han spiller rollen som forhandler. Du skal ikke bare se deg selv i rollen som forhandler, men motpart også.  Hvis han er krevende, tenker du bare at han også spiller en rolle. Gevinsten med å se motpart i rolle, er at det blir mindre personlig, og du kan gjenkjenne hersketeknikker og bevare roen. Da har hersketeknikken ikke virket. Hvis du derimot lar deg påvirke av hersketeknikkene må du bruke energi på å håndtere ditt eget ubehag, og du blir rett og slett en dårligere forhandler fordi du ikke får tenkt så klart som du burde. 

        Bare fantasien setter grenser for mulige hersketeknikker. Du kan sikkert komme på mange flere!

        Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

        Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

        Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

        På Videocation.no har jeg flere korte videokurs, blant annet i forhandlingsteknikk. Se info om dette kurset i forhandlingsteknikk.

        Hva gjør du hvis motpart stiller ultimatum? Tips til håndtering av denne og andre krevende situasjoner i forhandlinger.

        Publisert av
        Svar

        Det oppstår lett krevende situasjoner i løpet av en forhandling. Men en situasjon som du vet hvordan du skal håndtere, oppleves trolig ikke så krevende. Jeg skal i denne artikkelen gir deg noen eksempler og forslag til håndtering.

        Hva skal du gjøre når motpart stiller ultimatum?

        Ultimatum er ofte en show-stopper i forhandlinger. Men det behøver slett ikke være det. Hvis motpart stiller ultimatum skal du late som du ikke hørte det. Ja, du hørte riktig. Ikke gå inn og konfronter og for eksempel si «Er dette ditt siste tilbud»? På den måten risikerer du å eskalere konfliktnivået og sette motpart i en situasjon hvor han ikke kan gå tilbake på sitt ultimatum uten å tape ansikt. Et ultimatum stilles ofte i affekt eller av en part som ikke ser noen vei ut. Det behøver ikke være alvorlig ment. Hvis motpart sier «Dette kan vi ikke gå med på» kan du for eksempel si «Jeg skjønner, gitt hvor vi er nå, at det kan være vanskelig. Dette gir 2 veier ut;

        • Det er vanskelig, men ikke umulig.
        • Gitt hvor vi er nå; men ikke for alltid.»

        Skal du dele informasjon med motpart?

        Deling av informasjon er et krevende område. Det fordrer tillit mellom partene og i verste fall kan du oppleve at motpart bruker informasjon du har gitt, mot deg. For eksempel hvis du har sagt at du har dårlig tid, kan motpart utnytte det og kreve en enda høyere pris enn han ville gjort hvis han ikke visste det.

        Men samtidig vet vi at gode vinn-vinn-forhandlinger krever deling av informasjon. Forhandlingsvariabler må legges på bordet og du må prioritere hva du skal få og gi. Hvis du ikke kjenner motpart og tillit ikke er bygget, må du selv ta initiativ til å etablere tillit. Du kan for eksempel si «Det er mange ting vi skal diskutere. Jeg kan godt starte med å si litt om våre interesser, bekymringer og begrensninger. Så kan du gjøre det samme. Høres det greit ut?»  Du må starte, men må forsikre deg om gjensidighet. Del informasjon gradvis for å sjekke motparts vilje. Kommer det ingenting tilbake, gir du ikke noe mer selv heller. Ofte er det de minst profesjonelle forhandlerne som er mest tilbakeholdne med informasjon. Jo tryggere du er i rollen, jo bedre vet du hva du kan dele og at du kan dele for å oppnå best mulig resultater.

        Hva gjøre når pris er det eneste som betyr noe?

        I mange forhandlinger kan det føles som at pris er det eneste som betyr noe. Men hvis det var slik, ville det ikke vært nødvendig å møtes. Forhandlinger er 50 % følelser og 50 % økonomi. De aller fleste mennesker er opptatt av rettferdighet, respekt og å bli behandlet ordentlig. Dette bygger tillitt som gir grobunn for fremtidig samarbeid. Det finnes selvfølgelig situasjoner hvor det bare dreier seg om pris, det kan være anbudsforespørsler og auksjoner. Men når du først får komme til bordet er det mer enn pris som teller.

        Hva skal du gjøre når du får et spørsmål du ikke vil svare på?

        Noen ganger kan du få et direkte spørsmål som du ikke ønsker å svare på. Motpart spør; «Har du noe annet å tilby»?  Her kan det gå galt uansett hva du svarer. Hvis du svarer ja, kan du komme dårligere ut. Hvis du svarer «Det ønsker jeg ikke å diskutere», kan du virke tverr og at du holder informasjon tilbake. Hvis du sier nei, og det ikke er sant, kan du bli tatt i løgn. Når du får et direkte spørsmål som du ikke ønsker å svare på, er det smarteste å stille et spørsmål tilbake. Det kan bidra til å avlede motpart. På spørsmålet Har du noe annet å tilby kan du for eksempel spørre: «ønsker du å legge inn et bud?

        Hva skal du gjøre hvis forhandlingen låser seg?

        Hvis forhandlingen låser seg kan du risikere å bruke for lang tid på ett område. Det kan være vanskelig å oppdage selv at det er i ferd med å skje. Kanskje handler det om en av dine kjepphester. Hvis du har en makker i forhandlingen kan det være nyttig at en av dere skal følge ekstra godt med på fremdriften for å ta tak hvis det låser seg. 

        Da kan du for eksempel

        • gjøre en oppsummering av hva dere har blitt enige om så langt
        • ta en timeout
        • stille spørsmål; for eksempel: hva skal til for at vi kommer videre nå
        • være kreativ

        Ett er sikkert, og det er at det alltid vil oppstå uventede og kanskje krevende situasjoner i løpet av en forhandling. Jo bedre forberedt du er, jo sterke stiller du.

        Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

        Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

        Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

        På Videocation.no har jeg flere korte videokurs, blant annet i forhandlingsteknikk. Se info om dette kurset i forhandlingsteknikk.