Administrerende direktør hadde akkurat rekruttert ny innkjøpssjef til bedriften. Han hadde store forventninger til sin nye medarbeider, Knut. Ikke minst til de viktige forhandlingene med selskapets leverandører som nå sto for døren. De har blitt altfor grådige, sa administrerende til Knut. Gå og ta dem skikkelig hardt! Han slo i bordet og det gjorde Knut også. Så lovet han sjefen å ta dem skikkelig hardt.

Knut gikk testosterontungt inn i forhandlingene. Resultatet ble dessverre det dårligste noen sinne for selskapet. Noen leverandører takket nei til å være med videre, mens andre skjerpet betingelsene. Ytterst få forbedret betingelsene.

Administrerende var skuffet. Det var ikke dette han hadde forventet.  Den nye innkjøpssjefen fikk sparken og var ute av selskapet før prøvetiden var omme.

Knuts bane ble at han hadde brutt første bud i forhandlinger: Kontroller dine følelser.

Alle vet at man må forberede seg godt til forhandlinger. Og Knut var forberedt! Han hadde lest seg opp på tall og utvikling siste år, både eget selskap og motpartens. Han hadde forberedt målsettinger, forhandlingsvariabler, øvre og nedre grense, taktikk og strategi.

Men i dag vet vi at dette ikke er nok. Nyere forskning viser at å kunne gjenkjenne og kontrollere følelser, både egne og motpartens, er jokeren i forhandlinger. Den som ikke behersker dette vil tape!

I forhandlinger står det mye på spill for begge parter. Dette trigger sterke følelser og engasjement.  Følelser kan for eksempel være sinne, frykt, skuffelse og glede.

Gode forhandlere, akkurat som gode ledere, kontrollerer sine følelser. Det motsatte indikerer en nevrotisk legning, noe som få imponeres av. I tillegg har gode forhandlere menneskekunnskap som gjør dem i stand til å merke seg motpartens følelser. Det er også en åpenbar styrke i forhandlinger.

Sinne

Mange bedrifter har kjørt på «The good guy and the bad guy» i forhandlinger. En snill og en slem. De tror at det er fint å være sint eller spille sinna i forhandlinger. Det er det ikke.  Sinne virker som en rød klut på motparten, og hvis du har som intensjon å ha et videre samarbeid, er ikke sinne smart. Sinne kan være virkningsfullt hvis det er en engangshandel, og du ikke vil se vedkommende igjen. Men i de fleste kunde-leverandørforhold skal man møtes igjen.

Sinne brukes ofte av uerfarne forhandlere som tror at forhandlinger er et nullsumspill. Mer erfarne forhandlere har lært at gevinsten kan økes for begge parter ved å samarbeide.

Keith Allred fra Harvard’s Kennedy School of Government, har i forskning dokumentert at sinne eskalerer konflikter, skaper misforståelser, reduserer resultater og øker sjansen for brudd i forhandlingene.

Er man selv en hissigpropp må man skjerpe seg. Roe seg ned i forkant, forberede seg på hvordan man skal bevare roen og oppnå god kontakt med motparten. Mange har problemer med å merke eget sinne og å styre temperamentet. Da kan det være smart å la en kollega ha som oppgave å observere følelsene slik at han kan bryte inn og be om time out eller sparke deg i leggen ved behov.

Hvis motparten er sint, forsøk å roe ned gemyttene. Ufarliggjør situasjonen. Bruk humor. Bruk psykologi. Ta pauser. Observer adferd og ikke ta det personlig.

Frykt

Det er lett å føle frykt i viktige forhandlinger. Dyktige forhandlere kan lukte din frykt og da har du tapt. Du blir et bytte. Frykt gjør at du vil vekk så fort som mulig, mens utholdenhet og tålmodighet er dyder i forhandlinger. Frykt påvirker både ambisjoner og evnen til å stå i situasjonen. Eksperimenter ledet av Alison Wood Brooks fra Harvard Business School, viser at nervøse forhandlere oppnår 12 % dårligere økonomiske resultater enn en nøytral gruppe.

Dette betyr at du må gjøre alt du kan for å redusere fryktfølelse i forhandlinger. For mange handler dette om å øve seg og tilegne seg kunnskap om forhandlinger. Du kan også her bruke psykologi og teknikker som ufarliggjør motpart.  Noen velger å la en tredjepart gjennomføre selve forhandlingen, kanskje er det en ekspert, for eksempel en eiendomsmegler eller en profesjonell innkjøper, eller kanskje er det en nøytral person hvis forhold til motpart ikke er like viktig, for eksempel en annen leder eller medarbeider i selskapet.

Skuffelse

Å vise skuffelse mot slutten av forhandlingene kan gjøre så motpart gjør noen revurderinger. Det kan brukes taktisk, men kan være høyst reelt. Det er uheldig for begge hvis den ene parten føler stor skuffelse. I de fleste forhandlinger vil du få noe, men måtte gi noe. Skuffelse oppstår gjerne hvis forhandlingene går svært raskt, hvor en part får følelsen av å ikke ha presset eller krevd nok. Dette betyr at tilfredshet i forhandlinger handler mye om å stille spørsmål for å få kontroll med hva motparten faktisk tenker og vektlegger. Altfor mange stiller for få spørsmål i forhandlingene, og jeg har erfart at dette gjelder i større grad jo bedre forberedt de er.

Glede

Hvis motparten hadde jublet og klappet i hendene etter å ha signert en avtale med meg, ville jeg, trolig med god grunn, blitt skeptisk. Det ville i hvert fall gitt meg en dårlig følelse. I USA har fotballforbundet nedlagt forbud mot overdreven feiring av mål og seiere fordi det kan trigge hat.

De beste forhandlerne oppnår gode resultater, men de etterlater også det inntrykk at motparten har oppnådd gode resultater, uansett i hvilken grad det stemmer.

Vis gjerne glede og entusiasme, men da i forhold til hva samarbeidet skal bringe i tiden som kommer.

Jeg møter overraskende mange ledere og selgere som har liten kunnskap om forhandlinger, samtidig som de skal forhandle om store summer og kanskje bedriftens være eller ikke være.  I dette ligger en enorm undervurdering av forhandlerens betydning for resultatet. Det kan koste dyrt.

Ikke bli en Knut. Lær deg å forhandle og lær deg å kontrollere følelsene!

E24 – Ledere må kunne kontrollere sine følelser. 

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag.
Vivi-Ann er ekspertkommentator og skribent innen ledelse for E24.no.