Når dere skal være flere i en forhandling, må dere i forberedelsene avklare  

• Hvem skal være med i forhandlingen
• Hvilke roller skal dere ha

Hvem skal være med
Antallet er avhengig av hvor mange dere trenger og hvem som kommer fra motpart.

Det siste må dere sjekke. Hvis du er usikker på hvem som kommer, ta kontakt med motpart for å sjekke. Oppgi gjerne din gode grunn for å sjekke; nemlig at dere ønsker å ta med de riktige folkene fra deres side slik at det blir en god forhandling. Du kan også tillate deg å gi føringer til motpart om hvem som bør delta fra dem. I mange tilfeller vil dere ha interesse av at motpart stiller med seniorer, eksperter og beslutningsdyktige personer.  

Hvis motpart har toppet laget eller sender sin tekniske ekspert, må dere kanskje gjøre det samme.

Hvilke roller skal vi ha
Alle dere tar med i forhandlingen skal være der for en grunn, det vil si å ha en rolle med ansvar for noe, om det er smått eller stort. Dere skal aldri ta med noen som ikke har en rolle. Det er uprofesjonelt og viser manglende kunnskap om forhandlingsprosessen. Det er reduserende, både for teamet, og ikke minst for den det gjelder.

Eksempler på roller kan være

• Leder av forhandlingen (en person skal alltid være i lead i forhandlingen, selv om dere er likeverdige kolleger)
• Ekspert innen et relevant område
• En som kjenner historien
• En som er ansvarlig for det relasjonelle
• En som skal dokumentere og ta referat
• En trainee eller en annen som er med for å lære
• En som skal sørge for fremdrift og få prosessen ut av fastlåste situasjoner

Unngå overraskelser fra egen kollega  
Når dere er flere fra samme selskap i forhandlingen, er det svært viktig at dere forbereder dere sammen. Ingenting er verre enn å få overraskelser fra egen kollega underveis. Bruk sjekklisten, diskuter dere gjennom forhandlingen og fordel roller.

Undervurder aldri kjøttvekta i forhandlinger, for den rår! Du bør unngå å være alene eller at dere er i mindretall i forhold til motpart i viktige forhandlinger. Hvis du er en og motpart er flere er det vanskelig å følge med på alt som skjer samtidig som du skal holde hodet kaldt.  Når dere er flere kan dere spille på hverandre og utnytte styrker.

Bli med på lunsjwebinar i forhandlingsteknikk 25.oktober

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Ta kontakt for en prat om forhandlingsteknikk i din bedrift.

Å kjenne til fremdrift og innhold vil gi deg en trygghet i gjennomføring av forhandlinger

Fase 1 – Forberedelser

Fase 2 – Gjennomføring

Fase 3 – Closing

Fase 4 – Oppfølging

Disse 4 fasene har ulik betydning og omfang. I artikkelen Gode forberedelser er halvveis til sier gir jeg en detaljert informasjon og nyttige verktøy til bruk i forberedelsene og under gjennomføringen av forhandlingen. 

Alle vet at forberedelser er viktig. Men samtidig blir forberedelsene ofte en salderingspost på grunn av tidsnød. Kanskje har du også vært i forhandlinger og opplevd den ekle følelsen av at «oj, her skulle jeg vært bedre forberedt».

Med Fase 2, gjennomføring,  menes selve forhandlingen. Den skal beskrives nærmere i en senere artikkel.

Her er litt input om fase 3 og 4 i forhandlingen:

Fase 3 – Closingen, det er når forhandlingen går mot slutten. I denne fasen, når avslutningen er i sikte, er det lett å bli fartsblind og gjøre innrømmelser for å komme i mål. Dette er spesielt farlig hvis du er en utålmodig type. Så nå gjelder det å holde hodet kaldt.

• Reduser gjerne tempoet
• Ta en timeout

Dette er også tidspunktet hvor de siste tilbud og betingelser er på bordet. Nå skal du ikke være redd for taushet. Hold munn og avvent svar fra motpart. Spesielt for selgere oppleves denne fasen tøff, da mange er redde for at avtalen skal gå i vasken. Da kan det være fristende å prate over det som kan synes som en uutholdelig taushet fra motpart. Men husk at det som virker som veldig lang tid for deg, ofte bare er de sekundene motpart trenger for å tenke. Ikke prat nå.

Når dere er blitt enige, må dere gjøre en grundig oppsummering og sikre at dere er enige om alle forhold i forhandlingen.

Fase 4 – Oppfølging av avtalen

Mange kunder opplever at det etter lang tids kurtisering blir musestille fra leverandørene etter at forhandlingene er gjennomført og kontrakten er inngått. Men kunder tenker gjerne at det er nå forholdet starter. Derfor kan det være fint å sende en hilsen til motpart med gode ønsker for det videre samarbeid.

Når du kommer hjem etter forhandlingen; se til at alle i din bedrift som skal ha beskjed om forhold i avtalen får det. Det kan være økonomiavdelingen for fakturering av nye betingelser, logistikkavdelingen for nye leveringssteder, produksjonsavdelingen for kampanjer osv.

Sikre også at dere har et system for oppfølging av avtalen underveis.

Lykke til i forhandlingene!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. 

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Forberedelser er den første og kanskje viktigste fasen i en forhandling. Alle vet at forberedelser er viktig, men dessverre gjør tidsnød ofte at de blir salderingsposten. Forhandlingen blir jo alltid gjennomført, mens forberedelsene derimot…. Gode forberedelser er halvveis til seier og vil gi deg økt trygghet når du går inn i forhandlingen. Med gode forberedelser kan selv en uerfaren forhandler gjøre det bedre enn en erfaren motpart som har tatt lett på forberedelsene.

Hvis dere er flere fra bedriften som skal være med på forhandlingen, er det avgjørende at dere forbereder dere sammen. Du vil ikke ha overraskelser fra kolleger underveis!

Sjekkliste med 7 punkter du kan bruke i forberedelsene

1. Tema for forhandlingen
2. BATNA
3. Mål med forhandlingen
4. Deltakere og roller
5. Maktsituasjonen – egne og motparts sterke og svake sider
6. Forhandlingsvariabler 
7. MAL-grenser (øvre og nedre grense)

1.Tema for forhandlingen. Hva skal du forhandle om? Er det reforhandling av avtalen, innsalg av nye produkter, økte volumer, kompensasjon, prekvalifisering mm.  Her er det viktig å være omforent med motpart hva som er tema for forhandlingen. 

2. Hva er din BATNA (best alternative to negotiated agreement), det vil si beste alternativ til avtalen du skal forhandle om nå. Du skal selvfølgelig ikke inngå en avtale som er dårligere enn dine alternativer. Hvis du ikke har noen alternativer stiller du svakere og bør parallelt jobbe med å skaffe det.

3.Mål med forhandlingen. Vær konket på hva du ønsker å oppnå. Å oppnå best mulig resultat er ikke konkret. Du kan ha flere mål. Minimum kr 1000, 3 nye produkter inn i sortimentet, leveranse innen 1.januar, avtale forlenget med 3 år, minimum 20 % rabatt  er eksempler på konkrete mål.

4. Deltakere og roller. Alle som skal være med i forhandlingen skal være der av en grunn. I artikkelen «Når dere er flere i forhandlingen» beskriver jeg dette nærmere. Velg alltid en som skal være i lead, selv når dere er likeverdige kolleger. Deltakere vil avhenge av forhandlingens karakter og hvem som kommer fra motpart. Sjekk alltid dette i forkant.

5.Maktsituasjon. Hva er dine og motparts sterke og svake sider i denne forhandlingen. Du skal ha tenkt gjennom dine svake sider for å være forberedt hvis motpart bruker de mot deg. For eksempel: Du er leverandør og det har gjennom det siste året vært problemer med leveransene.  Du har sjekket og vet at det var to tilfeller. Motpart kan ha interesse av å gjøre det til en stor sak. Da kan du si at ja, vi hadde en forsinket leveranse med 2 dager i februar, og 3 dager i mai, men de ble begge varslet i god tid og kompensert med 2 % på faktura.

6. Forhandlingsvariabler. Dette er spillkortene dine i forhandlingene, hva du kan gi og hva du kan få.  Du skal i størst mulig grad sette verdi på dem. Hvor verdifulle de er for motpart, avhenger av hva han er interessert i. Forhandlingsvariabler er sentrale elementer for å skape vinn-vinn-forhandlinger og komme forbi at forhandlingen bare handler om pris og rabatter. Eksempler på forhandlingsvariabler kan være volum, kontraktvarighet, leveringstid, betalingsbetingelser, opplæring, kurs, kvalitet, support, statistikker osv

7. MAL-grenser, dine øvre og nedre grenser i forhandlingen. MAL-grenser kan settes på pris, rabatter, tid, kvalitet mm. De skal settes i forkant, men må ses i sammenheng og kan endres underveis hvis ny info dukker opp. Det gir en stor trygghet å ha diskutert grensene med teamet i forkant. Hvis du er leverandør er nedre grense på pris hvor langt ned dere i verste fall er villige til å gå (det amerikanerne kaller walk away price). Øvre grense er prisen du planlegger å gå ut med. Hvis du er innkjøper vil øvre grense på pris være det du kan være villig til å gi.

Nærmere bekrivelser av forhandlingsvariabler og MAL-grenser kommer i senere artikler.

Hvis du er interessert i sjekklisten som du kan bruke i forberedelsene, kan du sende meg en mail (hilde@considium.no), så sender jeg den til deg.  Bruk den som et utgangspunkt, for kanskje har du selv noen andre punkter du ønsker å forberede.  

Lykke til med de viktige forberedelsene!

26.august 2022 kl. 11.30-12.30 skal jeg ha webinar i forhandlingsteknikk. Se link for info og påmelding: https://info.considium.no/webinar/forhandlingsteknikk-2608

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Vi har alle våre styrker og svakheter. Vår personlighet har en foretrukket adferd. I forhandlinger kan din personlighet styrke deg, men dessverre også svekke deg. Ved å være oppmerksom på dette, og de ulike områdene, kan du forberede deg og unngå fallgruvene det er så lett å gå i.

Fallgruvene jeg presenterer her gjelder i forhandlinger. I andre situasjoner behøver de ikke bety noe, langt mindre være en svakhet.

1. Tålmodighet
   • Veldig mange mennesker er utålmodige, og hvis du er det, skal du være oppmerksom på det når du går inn i forhandlingen. Faren er nemlig at du ønsker å avslutte forhandlingen for raskt og går glipp av gevinster i siste runde. Det er selvfølgelig ikke et mål at forhandlingen trekker ut i det vide og brede, men en for rask fremdrift på grunn av utålmodighet er heller ikke bra.
2. Nøyaktighet
   • Det kan være mange detaljer og mye data i en forhandling. De bør være riktige og omforent når forhandlingen er over. Hvis du er litt omtrentlig som person, bør du både i forkant og underveis notere og sørge for at du har dine data på plass, og at du og motpart har samme forståelse av hva dere har blitt enige om.
3. Hukommelse
   • Hvis du har dårlig hukommelse må du være ekstra nøye med å notere underveis. Det er ikke morsomt hvis motpart i etterkant kommer med påstander du ikke kan huske.
4. Struktur
   • Forhandlinger er bygget opp etter en viss struktur, og hvis du er ustrukturert og har brukt opp tiden på sidespor og uvesentlige forhold, kan du risikere å ikke komme i mål med forhandlingen. Med grundig planlegging før forhandlingen og gode avklaringer med motpart i starten, vil du lettere oppnå en ønsket fremdrift.
5. Kreativitet
   • Kreativitet er en enorm styrke i forhandlinger. Kreative klarer å se nye løsninger og forslag når forhandlingen går trått.  Dessverre er de færreste av oss særlig kreative. Hvis det gjelder deg også, kan du
     • Ta med deg en mer kreativ kollega som får i oppgave å være kreativ og løfte blikket, spesielt når det låser seg
     • Stille spørsmål for å få forhandlingen videre
     • Ta timeout for å områ deg
     • Gjøre så godt du kan selv for å bringe inn nye elementer
6. Relasjonsevne
   • Hvis du ikke er så god i dialog og samhandling med andre mennesker, kan du involvere en kollega som utfyller deg. Med god relasjonsevne menes her evnen til å lese motpart bedre og bidra til å skape et godt klima i forhandlingene.
7. Matematikkferdighet
   • Hvis du er ikke er god i matte, skal du være oppmerksom på at det finnes regnemestere der ute som bruker raske og kreative utregninger som en hersketeknikk. Poenget er at du aldri skal si ja til en utregning du ikke helt ut forstår. 
8. Beskjedenhet
   • Beskjedenhet er ingen dyd i forhandlinger. Tvert imot. Hvis du av natur er beskjeden, vil det hjelpe deg å gjøre gode forberedelser med hensyn på hva du skal kreve og gå ut med i forhandlingen. Det vil også være nyttig å tenke på hva forventes av adferd i denne rollen.
   • Det kan også være andre personlige verdier som du skal være oppmerksom på i forhandlinger. Mange er for eksempel oppdratt til å være rause, si ja og dele likt. Dette er positive verdier, men du skal være oppmerksom på at i forhandlinger kan de spille deg et puss. Og husk poenget fra Hvorfor du må gå inn i en rolle når du forhandler: Du er et godt menneske, selv om du er tøff i forhandlinger.
9. Kontroll på følelser
   • Nyere forskning viser at å kunne gjenkjenne og kontrollere følelser, både egne og motpartens, er jokeren i forhandlinger. Den som ikke behersker det vil tape!
   • I forhandlinger står det mye på spill for begge parter. Dette trigger sterke følelser og engasjement.  Følelser kan være sinne, frykt, skuffelse og glede. Gode forhandlere kontrollerer sine følelser. Det motsatte indikerer en nevrotisk legning, noe som få imponeres av.
10. Forhandlingserfaring
    • Øvelse gjør mester også her, men en gang er den første for alle.

Se denne gjennomgangen av fallgruvene som en bevisstgjøring som kan gjøre deg enda bedre forberedt til forhandlingen.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Både du og motpart spiller roller i forhandlinger. Jo tydeligere du vet det, jo mindre sårbar blir du.

Vi har mange ulike roller. Vi er foreldre, søsken, barn, bestevenn, trener og på jobben har vi også mange ulike roller. Det ene øyeblikket er du leder, så er du medarbeider, kollega, verneombud eller noe annet. Og så skal du plutselig være en forhandler. Du hopper mellom de ulike rollene og ser gjerne helt lik ut. For de færreste har en forhandleruniform som markerer at de er i rolle. Så det er ikke rart det blir rolleblanding.

Til enhver rolle er det knyttet forventninger. Til morsrollen vil de fleste nevne omsorg. En mor som ikke viser omsorg for sitt barn lever ikke opp til forventningene. Til rollen som forhandler er det også et sett med forventninger som bestemmer om du spiller rollen på en god eller dårlig måte. Mange forventninger til rollen er naturlige og lette å levere på; for eksempel at du oppfører deg ordentlig, gjør ditt beste og er villig til å forhandle. Så er det medaljens bakside, forventningene det for mange er vanskeligere å leve opp til. Det er for eksempel å

• Stille krav
• Sette grenser
• Si nei

Hvorfor er det vanskelig for mange?

Rollen som forhandler utfordrer ofte grunnleggende verdier. Du er kanskje oppdratt til å være raus, dele likt, se litt stort på det, være et ja-menneske osv.  Hvis du identifiserer deg med disse verdiene, kan rollen som forhandler føles feil og oppleves som en adferd som ikke er et godt menneske verdig. 

Mange frykter at hvis de tar rollen og stiller krav, setter grenser og sier nei, vil de ikke bli likt. Frykten for å ikke bli likt er en urfrykt i mennesker. Vi er flokkdyr, og hvis et menneske, i riktig gammel tid, ble støtt ut av flokken, var det jo den visse død.

Men vi må tenke annerledes. Vi må tenke rolle: Hvis du tar mot til deg i forhandlingen og sier at «det der kan jeg dessverre ikke gå med på, vi er bare villige til å betale 1000 for det produktet». Motpart blir rasende og beskylder deg for å være en gnien og vanskelig egoist som ikke er ute etter en løsning. Akkurat en type menneske du absolutt ikke selv vil være eller identifiserer deg med. Da går en sånn kommentar rett i hjertet.

Du blir lei deg. Og i verste fall tenker du at det skal jeg ikke gjøre igjen.

Men her kommer rollen inn. Du må ta motparts tilbakemelding i rollen. Du gjør det som skal til i rollen, nemlig stiller krav og setter grenser. Du er fortsatt en ok person!

Når du kan se deg selv på denne måten, blir du mindre sårbar. Du er ok!

Du skal også se motpart i rolle. Ikke ta personlig at han stiller tøffe krav og sier det han gjør. Han spiller jo også rollen sin. Jo bedre du er på å se motpart i rolle, jo mindre sårbar blir du for hersketeknikker og urimelig adferd.

Når du ser deg selv og motpart i rolle, tar du et mentalt skritt tilbake og ser situasjonen litt utenfra. Det bidrar til økt kontroll. Og ikke minst til bedre resultater i forhandlingen.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Begrepet motpart kan oppleves rart. Spesielt hvis du er selger og den ene dagen kaller kunden en partner, den neste dagen er han blitt en motpart. I forhandlingsteknikk bruker vi begrepet motpart, men kunden kan selvfølgelig fortsatt omtales som en partner i andre sammenhenger.

Den store utfordringen i forhandlinger er at vi ikke vet hva som står på motparts ark. Vi har alle et ark, eller mer korrekt, en oppfatning om hva som er våre ønsker og krav i forhandlingen. På arket vårt står det sentrale forhold som

1. Hvor viktig er avtalen for oss
2. Hva er alternativene våre
3. Hvor mye er vi villige til å betale
4. Hvor mye haster det
5. Hva er viktigst for oss (f.eks er det pris, kvalitet, leveringstid, annet), osv

Hva som står på ditt ark, vet bare du og eventuelt dine kolleger. Motpart vet ikke dette.

Det samme gjelder deg og motparts ark. En vanlig feil er å anta at motpart har mindre å gå på enn han faktisk har. Som regel har han mer enn du tror.

Jeg har kjørt mange rollespill med forhandlingscaser. Da får leverandørene delt ut sitt ark, og kundene sitt. Begge parter har fått oppgitt sentral info rundt de 5 punktene over.  Når vi er ferdig med forhandlingene får partene lese hverandres ark.  En vanlig kommentar da er «Hadde jeg bare visst…». En like vanlig observasjon jeg gjør, er at partene stiller for få spørsmål for å identifisere hva som faktisk står på motparts ark. I virkeligheten får vi jo sjelden vite hva motpart faktisk hadde på sitt ark. Det er kanskje bra.

Når det gjelder motparts ark skal du i forberedelsene tenke gjennom de samme punktene. Når dere møtes kan du stille spørsmål for å forsøke å finne det ut.

Husk også å sette deg inn i motparts situasjon. Hva måles han på? Er det pris, rabatter, volum osv? Hvis han måles på rabatter, kanskje er det noen områder du kan gi større rabatter uten at det går utover hovedproduktet. Kan du tilby noe nytt eller noe ekstra? Tenk smart og vit at motpart også har en sjef som skal tilfredsstilles.

En av grunnleggerne av Snøhetta arkitektkontor, Kjetil Trædal Thorsen, har fortalt at for å skjønne kundene bedre, trener de på at ta kundens perspektiv. Da kjører de rollespill hvor Snøhetta-arkitekter skal spille økonomisjefen hos kunden. Dette gir dem nyttig perspektivendringer.

Vi kan alle ha noe å lære av Snøhetta, et av Norges mest suksessrike arkitektselskaper. Din evne til å sette deg inn i motparts sted, kan bidra til at du lykkes bedre i forhandlinger.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no