Når jeg møter ledere og medarbeidere i min jobb som rådgiver er det to hovedproblemstillinger som går igjen. Den ene er ”Hva skal jeg bli når jeg blir stor?” og den andre er ”Hvordan skal jeg rekke alt jeg har å gjøre?»
Her forleden kom jeg i prat med en leder. Har du mye å gjøre, spurte jeg. Da begynte hun å gråte.
Effektivitet er blitt et sårt tema for mange som tror de må løpe enda fortere og rekke enda mer. Når vi snakker om effektivitet i ledelse kan disse 5 grepene hjelpe deg:
- Å sørge for at beslutninger tas
- Hjelpe medarbeidere til effektivitet og gode arbeidsrutiner
- Utnytte medarbeideres styrker og potensial
- Delegere
- Prioritere oppgaver i forhold til målsettinger
Ta beslutninger
Mange lider av beslutningsvegring og tar ikke en beslutning før de er tvunget til det. De dekker seg gjerne bak at de vil ha mer informasjon for å kunne ta en enda bedre beslutning. De gode lederne vet at tilstrekkelig informasjon er godt nok. Kanskje merker ikke leder selv at beslutningsprosessene halter. Hør med gjengen!
Hjelpe og utfordre medarbeidere
Effektivitet handler mye om optimal bruk av ressurser. Dette gjelder fra individ- til bedriftsnivå. På individnivå går det på hvordan man bruker sin egen tid. Fokuserer man på riktige oppgaver? Effektiviteten varierer enormt mellom medarbeidere. Som leder må du følge med på dette. Medarbeidere som ikke får ting unna trenger å bli utfordret og coachet på måten de jobber på. Folk gjør så godt de kan, men uten tilbakemeldinger vil de fortsette å jobbe slik de gjør. Lær gjerne av hverandre: Hva gjør de som er effektive? Hvilke arbeidsoppgaver kan du droppe? Hva kan du gjøre annerledes osv. Kanskje er det ikke bare medarbeiderne, men også du som leder som strever med å få tingene gjort. Mitt tips er å la deg utfordre. Enten av andre ledere, av medarbeidere eller av en coach. Når jeg sier utfordre er det fordi de fleste etablerer sine vaner og måter å jobbe på slik de tror er best. De har derfor problemer med selv å se hva de kan gjøre annerledes.
Utnytte medarbeidernes styrker og potensial
Effektivitet på avdelingsnivå går på hvordan vi bruker menneskene i vår avdeling. Det fordrer at du som leder vet hva de enkelte står for. Du må sette deg inn i hva dine medarbeidere har av kunnskap, erfaring og spesielle styrker og svakheter. Har vi en optimal fordeling av arbeidsoppgaver? Utføres oppgavene av dem som er best egnet til det? Har vi de medarbeiderne og den kompetansen vi trenger? Er det noen som bør ut eller noen som bør inn? Mange ledere unnlater å gjøre nødvendige grep. Det kan være å endre fordeling av oppgaver, lære opp folk, nedbemanne eller ansette i forhold til behov. Altfor mange opplever å ikke få brukt sitt potensial og sine styrker på jobben.
Delegere
Mange ledere kvier seg for å delegere fordi de møter motstand. Andre liker ikke å delegere fordi de opplever å miste kontroll. Men delegering er et virkemiddel til optimal fordeling. Det er ikke bare din rett som leder, men din plikt. En fin gevinst av delegering er at leder kan gjøre nyttigere ting, og at medarbeiderne kan vokse på å få nye oppgaver. Det fordrer jo selvfølgelig opplæring, men over tid er det en nyttig investering.
Effektivitet på bedriftsnivå går på hva man fokuserer på. For en salgsorganisasjon kan det være: Hvilke kunder bruker vi tid og ressurser på? Er det de som vil gi oss vekst og gode resultater? Eller kaster vi bort tiden på feil kunder. Jobber vi med riktige produkter og strategier? Bruker vi organisasjonen på en god måte.
Prioritere i forhold til mål
Stephen Covey har skrevet flere bestselgere på hva som gir effektivitet. Jeg synes hans prioriteringsmatrise er veldig god. Den har 4 kvadranter med aksene haster og viktig. De ulike aktivitetene ses i forhold til målet. Mange er svært mye i kvadrant 1 hvor det haster og er viktig. Dette er utmattende over tid. Målet er å bevege seg mer over til kvadrant 2. Der har du det viktige arbeidet som ikke haster veldig. Dette kan være planlegging, utvikling, samtaler med medarbeidere og rett og slett tilstedeværelse. For å komme i denne kvadranten må man sette av tid til opplæring (for å kunne delegere og gjøre medarbeiderne selvstendige).
Oppgaveorientering er en av 5 områder en leder må beherske. For å se de andre:
