De fleste ledere opplever økt krav til effektivitet fra styre og eiere. Færre skal produsere mer for mindre kostnad. Dette gjelder både i privat og offentlig sektor.
Som leder er du ansvarlig for å bruke ressursene riktig. Oppgaveorientering er en av de 5 grunnstenene i ledelse og handler om hvordan du prioriterer ressursene for å nå mål. Ressurser kan være penger, budsjetter, mennesker, maskiner og utstyr og ikke minst tid.
Hadde bedriftene hatt store mengder ledige ressurser, ville ikke effektivitet vært så viktig. Men både i privat og offentlig sektor er det knapphet på ressurser, så det avgjørende å bruke dem smartest mulig.
Slik gjør du det:
Sett mål for hva dere skal få til
Gjør prioriteringer i forhold til målene
Siden prioriteringer skal gjøres i forhold til mål, er det så viktig at dere har tydelige og gode mål. Hvis dere ikke har det, får det følgeskader, for det blir veldig vanskelig å gjøre gode prioriteringer.
Når du og teamet gjør prioriteringer, blir dere enige om de viktigste tiltakene som skal iverksettes og når.
Deleger oppgaver
Hensikten med å delegere er å øke effektiviteten. Altfor mange ledere gjør arbeid som de godt kunne delegert til medarbeidere. Dette går på bekostning av oppgaver du som leder er ansvarlig for, for eksempel strategi og planlegging. Dette må du rydde tid til. Du kan også ha personer i teamet som har et spesielt talent innen et relevant område. Det er sløsing med ressurser hvis du ikke ser og utnytter dette.
Du skal ikke være redd for å delegere. Du gjør det ikke for å bli kvitt kjedelig arbeid, men for å bruke ressursene smartest mulig. Og husk at det i ditt mandat skal stå at du har ansvar for delegering. Dette er nemlig et område særlig ledere uten personalansvar møter motstand på.
Stephen Covey har skrevet flere bestselgere om effektivitet og han er også kjent for sin prioriteringsmatrise. Den har 4 kvadranter med aksene haster og viktig. De ulike aktivitetene ses i forhold til målet. Mange er svært mye i kvadrant 1 hvor det haster og er viktig. Dette er utmattende over tid. Hvis du og teamet er for mye her er konsekvensene utbrenthet og at dere stadig må drive med brannslokking. Målet er å bevege seg mer over til kvadrant 2. Der har du det viktige arbeidet som ikke haster veldig. Dette kan være planlegging, utvikling, samtaler med medarbeidere og rett og slett tilstedeværelse. Når du og teamet er mer i denne kvadranten, får dere bedre kontroll og en bedre hverdag. For å komme dit må du sette av tid til opplæring for å kunne delegere og gjøre medarbeiderne selvstendige.
Ta beslutninger
Det er mange som lider av beslutningsvegring og som ikke tar en beslutning før de er tvunget til det. De dekker seg gjerne bak at de vil ha mer informasjon for å kunne ta en enda bedre beslutning. Husk at tilstrekkelig informasjon er godt nok.
Hvis du er en type som bruker lang tid på beslutninger, vær på vakt. Unngå å bli en flaskehals i teamet. Kanskje merker du ikke selv at beslutningsprosessene halter. Hør med gjengen!
Hjelp deg selv og medarbeidere til selvledelse
Effektivitet handler mye om optimal bruk av ressurser. Dette gjelder fra individ- til bedriftsnivå. På individnivå går det på hvordan man bruker sin egen tid. Fokuserer man på riktige oppgaver? Effektiviteten varierer enormt mellom medarbeidere. Som leder må du følge med på dette. Medarbeidere som ikke får ting unna trenger å bli utfordret og coachet på måten de jobber på. Folk gjør så godt de kan, men uten tilbakemeldinger vil de fortsette å jobbe slik de gjør. Lær gjerne av hverandre: Hva gjør de som er effektive? Hvilke arbeidsoppgaver kan du droppe? Hva kan du gjøre annerledes osv. Kanskje er det ikke bare medarbeiderne, men også du som leder som strever med å få tingene gjort. Mitt tips er å la deg utfordre. Enten av andre ledere, av medarbeidere eller av en coach. Når jeg sier at du skal la deg utfordre er det fordi de fleste etablerer sine vaner og måter å jobbe på slik de tror er best. De har derfor problemer med selv å se hva de kan gjøre annerledes.
Mange blir uvel bare de hører ordet effektivitet. De tenker at det handler om å jobbe raskere og mer. Men effektivitet handler i aller størst grad om å gjøre de riktige tingene og finne en god struktur for arbeidet for deg og teamet ditt. Lykke til!
Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium . Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Vivi-Ann har kurset Lederrollen uten personalansvar hos Videocation.no. Der gir jeg korte leksjoner med tips til deg og andre ledere for hvordan lykkes i rollen og få teamet med mot felles mål.
Jeg leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere av mine innlegg på bloggen http://hildeombusiness.no/