Har du et tydelig mandat i din lederrolle? Hvis ikke – sørg for å få det!

I artikkelen Lederrollen uten personalansvar skriver jeg om utfordringer i denne rollen. En av de største er når du utfordres på din autoritet som leder. Er du egentlig en leder?

Ja! Dette er en lederrolle.

Selv om du ikke har personalansvar er du ansvarlige for å levere et resultat, enten det er innenfor et fag, et prosjekt eller et annet område. Og når du er ansvarlig for å nå et mål og et resultat, er det helt nødvendig å ha myndighet til å ta i bruk tradisjonelle virkemidler innen ledelse. Du må ha lov til å stille krav, sette grenser, ta vanskelige samtaler, delegere osv

Hvis du ikke kan benytte deg av disse virkemidlene, blir det vanskelig å lykkes i lederrollen. Du vil da være prisgitt omgivelsene og tilfeldighetene. Derfor er det helt avgjørende at du har avklart mandatet og vet at du kan ta i bruk vanlige virkemidler som ledere bruker.

Forskjellen på en lederrolle med og uten personalansvar

Det kan være noen variasjoner innenfor dette, men det vanlige er følgende:

Personalleder «eier» ressursen, det vil si personen. I det ligger ansvar for ansettelse, avskjedigelse, fastsettelse av betingelser og gjennomføring av medarbeidersamtaler.

Leder uten personalansvar, som kan være teamleder, prosjektleder, fagansvarlig osv, bruker ressursen og er som oftest den som er tettest på og ser medarbeideren i aksjon. Denne lederen er ansvarlig for daglig drift i prosjektet, teamet, faget osv. Det er derfor best at denne lederen tar samtaler som handler om drift, utfordringer, konflikter osv som utspiller seg i teamet, i prosjektet eller situasjonen. NB! Det betyr at det er denne lederen også bør ta det vi kaller den vanskelige samtalen.

Mange ledere uten personalansvar tror de ikke skal ta den vanskelige samtalen eller bruker det som unnskyldning for å slippe og skyver den heller over til personallederen.

Men personallederen er ikke tett på situasjonene på samme måte. Personalleder kan være på et annet sted, til og med i en annen by. Det er derfor uheldig å måtte involvere personalleder så snart det blir et problem.

Som teamleder og prosjektleder bør du absolutt selv ordne opp. For det første er det smart å løse problemene på lavest mulig nivå, der de oppstår. Hvis du for eksempel er prosjektleder, vil dette være med på å styrke din posisjon i rollen. Du reduserer derimot din egen autoritet og tilliten til deg som leder, hvis du hver gang det er en utfordring må henvende deg til personalleder for håndtering.

Forventningsavklaringer med personalleder  

Samtidig er det viktig at du har en åpen og god dialog med personalleder. Før du starter arbeidet med ressursene du har fått tildelt, skal dere gjøre en forventningsavklaring. Dere skal sammen avklare grensesnitt; hvilke saker bør tas til personalleder, hva vil han/hun informeres om, hva bør du fikse på egenhånd.

Formuler mandatet
Når dette er gjort skal dere formulere hva som skal stå i ditt mandat, det vil si hva du som leder uten personalansvar har ansvar og myndighet til når det gjelder ledelse av ditt team. Der skal stå for eksempel at du, hvis du er prosjektleder, kan disponere ressursen på en mest mulig effektiv måte, det vil si bestemme oppgaver i prosjektet, delegere osv. Du kan også stille krav, gi tilbakemeldinger og ta samtaler rundt kvalitet, fremdrift osv.

Kommuniser mandatet                     

Ditt mandat skal kommuniseres til teamet, til prosjektdeltakere, til de du skal jobbe med og personalleder skal være ansvarlig for denne kommunikasjonen. På den måten slipper du å komme i den vanlige, men uheldige situasjonen, at medarbeidere stiller spørsmål ved om du virkelig har lov til å delegere, stille krav osv. Et klart mandat gir deg en trygghet i hva rollen din er og styrker din autoritet som leder. Et tydelig og kommunisert mandat er helt avgjørende for suksess. Dessverre mangler mange dette mandatet. De som får rollen som leder uten personalansvar er ofte flinke og faglig sterke folk. Ledere og organisasjonen ellers undervurderer derfor behovet for opplæring i rollen og en god introduksjon til jobben, inkludert at de får med seg et tydelig mandat fra starten.

Flere personalledere

Kanskje disponerer du ressurser fra flere ulike personalledere. Da må du gjøre avklaringene jeg har beskrevet med hver og en av personallederne. I mange bedrifter er det en kamp om de beste ressursene, så jo mer forutsigbar og profesjonell du er vis-a-vis personalleder, jo sterkere vil du stille i kampen om ressurser både på kort og lang sikt. Personalledere er som andre, de foretrekker forutsigbare og profesjonelle samarbeidspartnere, så det må du tilstrebe å være.

Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium . Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Vivi-Ann har kurset Lederrollen uten personalansvar hos Videocation.no. Der gir jeg korte leksjoner med tips til deg og andre ledere for hvordan lykkes i rollen og få teamet med mot felles mål.

Jeg leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere av mine innlegg på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Det er mange som har en lederrolle uten personalansvar.  Eksempler på denne rollen er prosjektledere, teamledere, controllere, rådgivere, kategoriansvarlige, stedfortredere, compliance officers osv.

Felles for disse rollene er at de ikke har det formelle lederansvaret, det vil si personalansvaret.  Du er likevel ansvarlig for å nå et mål. Det kan være å få prosjektet i havn, sikre kvalitet, sikre at arbeid gjennomføres i henhold til lover og regler osv.  Det hersker ofte usikkerhet i organisasjonen i hvilken grad denne rollen egentlig er en lederrolle. Hvis du har en slik rolle, har du selv kanskje også vært i tvil om dette.

Problemet med lederrollen uten personalansvar 

Det er sjelden opplest og vedtatt at dette er en lederrolle så god som noen.

Mange opplever at deres autoritet utfordres. Du har kanskje opplevd å få kommentarer som: «Du er ikke min formelle leder, du har ikke lov til å pålegge meg noen ting».  Hvis du også selv er usikker på hva du faktisk har lov å gjøre, har du et problem.

Så hva skal du gjøre?

1. Du skal avklare mandatet ditt med din leder
2. Du skal ta rollen og tenke at det er en rolle

Ta rollen
Du har mange ulike roller; på privaten er du kanskje far eller mor, barn, søster eller bror, fotballtrener og venn. På jobben har du også mange roller; kollega, tillitsvalgt, leder osv. Til enhver rolle er det knyttet forventninger, ikke minst til lederrollen.

Til lederrollen er det blant annet forventninger om at du stiller krav, setter grenser, delegerer osv.

Hvis du ikke gjør det, vil du ikke levere i henhold til forventninger. En rolle handler om hva du gjør, ikke hvem du er.

Frykten for å bli upopulær

Å ta rollen kan være lettere sagt enn gjort. Når reaksjoner fra kolleger og team er negative og kritiske, vil mange la være å ta lederrollen; det vil si stille krav, sette grenser, delegere osv, fordi det er så ubehagelig.  Mange er redde for å bli beskyldt for å tro at de er bedre enn sine kolleger fordi de har fått en lederrolle. Kanskje skal de også tilbake til en vanlig rolle senere.  

La meg gi et eksempel: Du er prosjektleder og ber en medarbeider i prosjektet gjøre en bedre og grundigere jobb. Vedkommende blir rasende og beskylder deg for å være usympatisk og tro du er bedre enn andre. Du blir lei deg og såret. Dette er ikke slik du vil bli oppfattet.  Men dette handler ikke om deg som kollega og menneske. Dette handler om deg som leder. Du gjør det som lederrollen krever fordi du er ansvarlig for prosjektets resultater.

Når du klarer å tenke rolle, blir du mindre sårbar og kan lettere gjøre det rollen krever.

Paradokset

Ledere som alltid strever etter å bli likt av alle; som skyver problemer under teppet, ikke stiller krav, ser gjennom fingrene med dårlig arbeid og uønsket adferd, det er disse lederne som blir upopulære.

Du vil nemlig ikke klare å tilfredsstille alle hele tiden. La meg ta et eksempel. Din bedrift har høysesong i fellesferien. Dere har derfor bestemt at ingen kan ta ferie da. Men mange medarbeidere ønsker nettopp det. Først kommer Hans som argumenterer for å få ferie i fellesferien og du sier ja. Du sier ja til Grethe som kommer som nummer to, men nå går det mot krise, så da Per kommer må du si nei. Pers reaksjon er at dette er urettferdig. Noen får, andre får ikke. Du forsøkte å være grei, men resultatet er krise for din troverdig som leder. For du blir nå oppfattet som det verste som er; nemlig urettferdig.

Medarbeidere vil heller ha en tydelig og konsekvent leder, enn en som er urettferdig og vilkårlig.

Vær tydelig og konsekvent. Det gir tillit og troverdighet i rollen, noe som er avgjørende for at du skal lykkes som leder.

Lykke til.

Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium . Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Vivi-Ann har kurset Lederrollen uten personalansvar hos Videocation.no. Der gir jeg korte leksjoner med tips til deg og andre ledere for hvordan lykkes i rollen og få teamet med mot felles mål.

Jeg leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere av mine innlegg på bloggen http://hildeombusiness.no/