Jeg deltok nylig på et spennende program i forhandlingsteknikk på INSEAD. Jeg underviser selv i forhandlingsteknikk, så det er viktig å fylle opp med fersk læring fra tid til annen.
Før jeg reiste fortalte jeg noen venner om hva jeg skulle og det var da en sa: Hyggelig at de satser på de eldreogså hos dere!
Først skjønte jeg ikke hva hun mente. De eldre??? Hvem satser???
For nå er det jo ikke sånn at Considiums øvrige partnere satser på min videreutvikling i forhandlingsteknikk. Det må jeg nok både gjøre og betale selv.
For å satse på læring og utvikling er jeg nødt til. Og det er trolig du også.
Uten påfyll, opplæring, videreutdanning og kursing vil hver og en av oss komme til kort, snarere før enn senere.
Forskeren Arie de Geus har sagt at «En bedrifts viktigste konkurransefortrinn er evnen til å lære raskere enn konkurrentene». Det gjelder ikke bare for bedrifter, men for oss ansatte også.
I dette utsagnet ligger både håp og trusler. Håp for dem som ikke er på pallen i dag og en trussel for dem som i dag gjør det bra. For uten læring, varer ikke dagens suksess lenge.
Enkleste nivå. Som ansatte, enten vi er medarbeidere eller ledere er det helt avgjørende at vi følger med i timen og er oppdatert på utviklingen. Det betyr ofte å anstrenge seg for å lære seg nye ting. I tillegg til faglig utvikling innenfor våre områder, krever den digitale utviklingen noe av oss hvis vi skal være relevante. Det kan være på aller enkleste nivå som å beherske bruk av apper og ny teknologi. Allerede her faller noen fra.
Neste nivå. Det heteste temaet i dag er Kunstig intelligens (KI). Det vil endre måten vi jobber på og ha store konsekvenser for mange, både positive og negative. Vi bør alle orientere oss om
Hva KI innebærer
Hvilke muligheter kan det gi
Hvordan KI treffer min jobb og min bransje.
Så vet vi at endringene innen KI går så raskt at det vi lærte i går, kanskje ikke gjelder i morgen. Men det er jo ingen unnskyldning for å parkere seg selv.
Bedrifter skal ikke være redd for høy alder. Men de skal være redd for manglende vilje til å tilegne seg ny kunnskap.
Jeg heter Vivi-Ann Hilde og er partner i konsulentselskapet Considium . Vi bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Jeg er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Jeg har i 20 år trent selgere og innkjøpere i forhandlinger. I løpet av disse årene har nivået blitt mye høyere på begge sider av bordet. Og når en av sidene blir bedre, krever det også at den andre siden trener og utvikler seg.
I forhandlinger er det store forskjeller på hvilke resultater en god og en mindre god forhandler oppnår. På godt og vondt, har den enkelte mye større muligheter til å påvirke resultatet enn de selv tror.
Derfor skylder du både deg selv og din bedrift å trene på å forhandle. Dårlige forhandlere koster sine bedrifter mye penger, tilsvarende som de gode bidrar med store verdier.
Dessverre går dette ofte under radaren i bedrifter, fordi mange går ut av en forhandling og er godt tilfredse med resultatet. Hadde de visst hva som sto på motparts ark, og visst hvor mye det faktisk var å gå på, hadde de slett ikke vært så tilfredse.
Når vi trener på å forhandle er det i stor grad dette det går på; nemlig forstå motpart, hva er viktig for dem, hva har de å gå på og hvordan kan vi komme til en avtale som er best mulig for begge parter.
Psykologi og relasjoner betyr mer i forhandlinger enn mange tror. Det viktigste du kan gjøre er å gi motpart følelsen av å bli hørt, sett og respektert. Det koster ingenting.
Jeg har her samlet artikler med tips som kan hjelpe deg og ditt team å lykkes bedre i forhandlinger. For selv om forhandlingsteknikk er et veldig praktisk fag, hvor øvelse gjør mester, kan det være smart å ha med seg noen gode verktøy og teknikker på veien.
Se mitt nettkurs i forhandlingsteknikk på Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Se nærmere info her.
På bloggen hildeombusiness.no kan du lese flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker informasjon om dette, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Ingen liker å bli utsatt for hersketeknikker, heller ikke i forhandlinger. Men dessverre er ikke det helt uvanlig. Du skal få noen tips til hvordan du kan forholde deg til det, uten å bli vippet av pinnen.
Poenget med hersketeknikker, når de brukes bevisst, er å redusere motpart ved å skape ubehag eller usikkerhet. Jeg vil fraråde bruk av hersketeknikker, så sant du ikke bryr deg om ditt rykte og psykologiens betydning i forhandlinger. Men husk at å være tøff, tydelig, streng osv ikke er en hersketeknikk. Så du har mye å gå på, selv om du oppfører deg ordentlig.
Hva er en hersketeknikk? I Wikipedia står følgende definisjon:
Hersketeknikker er metoder en person eller en gruppe bruker for indirekte å herske over andre personer eller grupper. Hersketeknikker kan utøves gjennom tale, stemmeleie, kroppsspråk og andre former for kommunikasjon.
Begrepets mor, Berit Ås, var norsk politiker og SV-leder på 70-tallet. Hun opplevde da hun gikk på talerstolen på Stortinget at mennene enten forlot salen eller begynte å prate med sidemann. Hun fattet interesse for fenomenet og ble verdensberømt for sin bok om de 5 hersketeknikkene som kom på slutten av 70-tallet.
Hun beskrev følgende 5 hersketeknikker:
Usynliggjøring
Latterliggjøring
Tilbakeholdelse av informasjon
Fordømmelse uansett hva du gjør
Påføring av skyld og skam
Flere av dem kan du møte i forhandlingssituasjoner. Her er andre eksempler på hersketeknikker
Motpart er aggressiv og dominerende
Da skal du ha fokus på målet. Forsøk å roe ned gemyttene. Ufarliggjør situasjonen. Bruk humor. Bruk psykologi. Ta pauser. Observer adferd og ikke ta det personlig.
Sinne brukes ofte av uerfarne forhandlere som tror at forhandlinger er et nullsumspill. Mer erfarne forhandlere har lært at gevinsten kan økes for begge parter ved å samarbeide.
Keith Allred fra Harvard’s Kennedy School of Government, har i forskning dokumentert at sinne eskalerer konflikter, skaper misforståelser, reduserer resultater og øker sjansen for brudd i forhandlingene.
Good guy and bad guy. En snill og en slem og sint. Sinne virker som en rød klut på motparten, og hvis du har som intensjon å ha et videre samarbeid, er ikke sinne smart. Sinne kan være virkningsfullt hvis det er en engangshandel, og du ikke vil se vedkommende igjen. Men i de fleste kunde-leverandørforhold skal man møtes igjen.
Motpart viser liten interesse
Still spørsmål for å sjekke at han er med
Motpart bringer overraskende inn en ny person i løpet av forhandlingen. Dette er gjerne en leder eller ekspert.
I forberedelsene bør du alltid, så godt det lar seg gjøre, identifisere motparts beslutningsprosess og deltakere i forhandlingene, da reduserer du faren for overraskelser.
Drar deg ut på vidda og avslutter så raskt på grunn av tid
Pass på tiden og at dere kommer gjennom sentrale punkter i løpet av tiden dere har til rådighet. Avklar i starten av forhandlinger hva dere skal forhandle om og hvor lang tid dere har. Jeg hørte en historie om en innkjøper på en øy utenfor Kristiansund. På ettermiddagen gikk det bare en ferje tilbake til fastlandet. Innkjøperen brukte denne teknikken og hadde stort hell med leverandører som ble ettergivende i frykt for å miste siste ferje.
Lover deg å være førstevalget hvis du er snill denne gangen
Tror du han blir greiere neste gang? Not!
Sier at de delvis har valgt leverandør
Kan selvfølgelig være sant, men ikke gi mer enn du har tenkt likevel
Bare 1 ting til…..
Avklar alle forhold dere skal forhandle om i starten og lag en spilleregel på at alt ses i sammenheng og at ingenting er avgjort før alt er avgjort. Mange innkjøpere insisterer på å bruke denne, for de ser den har stor effekt når selgeren er redd for å miste avtalen i innspurten av forhandlingene. Men selv om det er lov å prøve seg, betyr det ikke at du skal gi noe.
Regnemesteren
Det er mange utregninger i forhandlinger, og ikke alle er like sterke i matematikk. Det er det mange som vet og denne hersketeknikken er blitt veldig vanlig. Begge parter sitter ofte med regneark som der og da beregner konsekvensene av volumer og rabatter. Mange skammer seg over dårlige matteferdigheter. De later som de skjønner alle regnestykkene som regnemesteren, i voldsom fart, legger på bordet. Men regelen er: Aldri si ja til noe du ikke helt har forstått. Det er mange måter å regne på. Hvilke tall prosentene beregnes av, kan utgjøre forskjellen på liv og død. Så vær forsiktig. Du kan godt si til motpart at det er mange måter å regne på i forhandlinger og dere gjør det på en annen måte. Hvis du ikke er helt sikker på at du har forstått regnestykket, kan du enten ta med deg tallene hjem eller til en timeout eller stille krav til motpart om en grundig gjennomgang av utregningene. Det er ikke flaut, det er klokt. Mange utregninger er vanskelige å forstå, selv for de mattesterke.
Selv pleier jeg å si «Det der forstår ikke jeg engang, og jeg er siviløkonom».
For alle typer hersketeknikker gjelder at du skal bevare roen. Ta et mentalt skritt tilbake. Observer situasjonen. Se motpart og hans adferd som måten han spiller rollen som forhandler. Du skal ikke bare se deg selv i rollen som forhandler, men motpart også. Hvis han er krevende, tenker du bare at han også spiller en rolle. Gevinsten med å se motpart i rolle, er at det blir mindre personlig, og du kan gjenkjenne hersketeknikker og bevare roen. Da har hersketeknikken ikke virket. Hvis du derimot lar deg påvirke av hersketeknikkene må du bruke energi på å håndtere ditt eget ubehag, og du blir rett og slett en dårligere forhandler fordi du ikke får tenkt så klart som du burde.
Bare fantasien setter grenser for mulige hersketeknikker. Du kan sikkert komme på mange flere!
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Det oppstår lett krevende situasjoner i løpet av en forhandling. Men en situasjon som du vet hvordan du skal håndtere, oppleves trolig ikke så krevende. Jeg skal i denne artikkelen gir deg noen eksempler og forslag til håndtering.
Hva skal du gjøre når motpart stiller ultimatum?
Ultimatum er ofte en show-stopper i forhandlinger. Men det behøver slett ikke være det. Hvis motpart stiller ultimatum skal du late som du ikke hørte det. Ja, du hørte riktig. Ikke gå inn og konfronter og for eksempel si «Er dette ditt siste tilbud»? På den måten risikerer du å eskalere konfliktnivået og sette motpart i en situasjon hvor han ikke kan gå tilbake på sitt ultimatum uten å tape ansikt. Et ultimatum stilles ofte i affekt eller av en part som ikke ser noen vei ut. Det behøver ikke være alvorlig ment. Hvis motpart sier «Dette kan vi ikke gå med på» kan du for eksempel si «Jeg skjønner, gitt hvor vi er nå, at det kan være vanskelig. Dette gir 2 veier ut;
Det er vanskelig, men ikke umulig.
Gitt hvor vi er nå; men ikke for alltid.»
Skal du dele informasjon med motpart?
Deling av informasjon er et krevende område. Det fordrer tillit mellom partene og i verste fall kan du oppleve at motpart bruker informasjon du har gitt, mot deg. For eksempel hvis du har sagt at du har dårlig tid, kan motpart utnytte det og kreve en enda høyere pris enn han ville gjort hvis han ikke visste det.
Men samtidig vet vi at gode vinn-vinn-forhandlinger krever deling av informasjon. Forhandlingsvariabler må legges på bordet og du må prioritere hva du skal få og gi. Hvis du ikke kjenner motpart og tillit ikke er bygget, må du selv ta initiativ til å etablere tillit. Du kan for eksempel si «Det er mange ting vi skal diskutere. Jeg kan godt starte med å si litt om våre interesser, bekymringer og begrensninger. Så kan du gjøre det samme. Høres det greit ut?» Du må starte, men må forsikre deg om gjensidighet. Del informasjon gradvis for å sjekke motparts vilje. Kommer det ingenting tilbake, gir du ikke noe mer selv heller. Ofte er det de minst profesjonelle forhandlerne som er mest tilbakeholdne med informasjon. Jo tryggere du er i rollen, jo bedre vet du hva du kan dele og at du kan dele for å oppnå best mulig resultater.
Hva gjøre når pris er det eneste som betyr noe?
I mange forhandlinger kan det føles som at pris er det eneste som betyr noe. Men hvis det var slik, ville det ikke vært nødvendig å møtes. Forhandlinger er 50 % følelser og 50 % økonomi. De aller fleste mennesker er opptatt av rettferdighet, respekt og å bli behandlet ordentlig. Dette bygger tillitt som gir grobunn for fremtidig samarbeid. Det finnes selvfølgelig situasjoner hvor det bare dreier seg om pris, det kan være anbudsforespørsler og auksjoner. Men når du først får komme til bordet er det mer enn pris som teller.
Hva skal du gjøre når du får et spørsmål du ikke vil svare på?
Noen ganger kan du få et direkte spørsmål som du ikke ønsker å svare på. Motpart spør; «Har du noe annet å tilby»? Her kan det gå galt uansett hva du svarer. Hvis du svarer ja, kan du komme dårligere ut. Hvis du svarer «Det ønsker jeg ikke å diskutere», kan du virke tverr og at du holder informasjon tilbake. Hvis du sier nei, og det ikke er sant, kan du bli tatt i løgn. Når du får et direkte spørsmål som du ikke ønsker å svare på, er det smarteste å stille et spørsmål tilbake. Det kan bidra til å avlede motpart. På spørsmålet Har du noe annet å tilby kan du for eksempel spørre: «ønsker du å legge inn et bud?
Hva skal du gjøre hvis forhandlingen låser seg?
Hvis forhandlingen låser seg kan du risikere å bruke for lang tid på ett område. Det kan være vanskelig å oppdage selv at det er i ferd med å skje. Kanskje handler det om en av dine kjepphester. Hvis du har en makker i forhandlingen kan det være nyttig at en av dere skal følge ekstra godt med på fremdriften for å ta tak hvis det låser seg.
Da kan du for eksempel
gjøre en oppsummering av hva dere har blitt enige om så langt
ta en timeout
stille spørsmål; for eksempel: hva skal til for at vi kommer videre nå
være kreativ
Ett er sikkert, og det er at det alltid vil oppstå uventede og kanskje krevende situasjoner i løpet av en forhandling. Jo bedre forberedt du er, jo sterke stiller du.
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
I forberedelsene skal du forsøke å finne ut hva motpart er opptatt. La oss si du er leverandør og har identifisert at motpart er opptatt av pris, kvalitet og rask levering. Hvor stor vekt tillegger han de ulike variablene?
Kanskje kjenner du motpart, kanskje er det en ny aktør. Uansett behøver ikke situasjonen være som du tror.
I tillegg til å vie tid i forberedelsene på å forstå motpart, må du stille spørsmål for å avdekke hva som er viktig for han når dere møtes i forhandlingen.
Pris har fått en stadig større betydning gjennom mange år, men ikke tro at dette er det eneste som betyr noe.
Jeg var borte i et stort norsk selskap som skulle oppføre et bygg som skulle huse kritisk infrastruktur. De hadde en instruksjon fra styre og eiere og det var at bygget skulle stå ferdig innen en viss dato ganske kort frem i tid. Pris var her underordnet. Leverandørenes evne til å levere raskt og være pålitelige trumfet pris. Dyktige forhandlere på leverandørsiden ville funnet ut av dette og fokusert på kvalitet, pålitelighet og rask levering fremfor pris. Det er vinn-vinn.
Jeg har jobbet med innkjøpere i dagligvare. Mange leverandører tror innkjøperne bare er opptatt av pris og rabatter. Selvfølgelig er pris viktig, men de har også en tanke for kvalitet, leveringsdyktighet og andre forhold.
I forhandlinger må du stille spørsmål! Forhandlere stiller i altfor liten grad spørsmål. Jeg har også observert at når en part er svært godt forberedt er de så ivrige etter å komme i gang at de glemmer å stille spørsmål. De er mest opptatt av å få fremført det de har forberedt.
Så still spørsmål! For eksempel:
I tillegg til pris, hva annet er du opptatt av?
Alle innkjøpere vil hevde at pris er viktig, også i tilfeller hvor den ikke betyr mest.
Ofte kan det være vanskelig å finne ut hva som betyr mest for motpart. Et valgspørsmål kan røyke ut dette:
Hva foretrekker du; forsert levering til økt pris, eller senere levering til standard pris?
Alle vet at de må velge. Du får ikke økt kvalitet til redusert pris. Men det betyr ikke at de ikke later som de kan få det.
Når du gir motpart valg, fremstår du også mer sympatisk.
Når du stiller spørsmål skal du stille åpne spørsmål, det vil si spørsmål som ikke kan besvares med ja eller nei. Åpne spørsmål starter med spørreord som hva, hvordan, når, hvem osv. På den måten får du langt mer informasjon. Dette er lett å forstå, men faktisk vanskelig å gjøre. Vi stiller 90 % lukkede spørsmål, og gjerne ledende også. Hvis du spør; er du interessert i rask levering, vil som regel motpart svare ja. Hvis du spør; hva er viktig for dere, er det ikke sikkert rask levering er et tema.
For å gjøre det godt i forhandlinger, er det viktig at du vet hva motpart måles på. Sett deg inn i motparts sted; hva skal han fortelle når han kommer hjem. Evnen til å ta andres perspektiv er den viktigste suksessfaktoren i forhandlinger.
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Et overordnet mål for alle forhandlinger er Å oppnå en avtale som er bedre enn de alternativer du har.
Verktøy 1 – BATNA
Å oppnå en avtale som er bedre enn de alternativer du ha tilsvarer det kjente, amerikanske begrepet BATNA – som står for Best Alternative to Negotiated Agreement. (Fisher m.fl. 1991).
BATNA betyr at du bare skal akseptere løsninger som er bedre enn ditt beste alternativ.
Desto bedre alternativer du har, desto mer makt har du i forhandlingene. Alternativer kan for eksempel være avtale med en annen part, andre løsninger eller til og med å ikke inngå noen avtale.
Noen ganger har du kanskje få eller ingen gode alternativer. Da er det viktig å jobbe med å utvikle alternativer, gjerne parallelt med forhandlingene du holder på med. Hvis du er leverandør og opplever at din kunde ikke har andre alternativer enn deg, vil dette høyst sannsynlig være kortvarig. Dyktige innkjøpere vil alltid jobbe for å skaffe alternativer for å styrke sin posisjon i forhandlinger.
I forberedelsene skal du også vurdere motparts BATNA. Hvilke alternativer har de til å inngå avtale med deg? Det kan være vanskelig å finne ut av det eller vite det for sikkert, men jo mer du vet, jo bedre kan du vurdere hvor sterk din egen posisjon er.
Verktøy 2 – Forhandlingsvariabler
Forhandlingsvariabler er dine spillkort i forhandlingene. Hvis du er på leverandørsiden blir du som regel presset på pris og rabatter. Hvis du kan gi noe annet (service, opplæring, markedsdata osv) kan kanskje klare å beholde din gode pris. Hvis du er på kundesiden er det goder du kan få i tillegg til god pris som vil gjøre at avtalen blir enda bedre for deg. Det kan også være ekstra service, opplæring, garantier osv. Å være god på å identifisere og bruke forhandlingsvariabler er avgjørende for å skape en vinn-vinn forhandling.
Verktøy 3 – MAL-grenser
MAL står for må, akter og liker å få. MAL-grenser kan settes på ulike variabler (pris, tid, prosent mm). Hvis du bruker pris beskriver MAL-grensene hvor høyt du skal gå ut i forhandlingen og hvor langt ned du kan gå. Nedre grense tilsvarer det amerikanerne kaller walk-away price. MAL-grenser er et kraftfullt verktøy for det gir deg og ditt team en stor trygghet når dere har diskutert egne grenser. Mer info om hvordan sette og bruke MAL-grenser her.
Verktøy 4 – Sjekklisten
En sjekkliste hjelper deg å gjøre strukturerte forberedelser og unngå å glemme noe. Det gir en trygghet når du går inn i forhandlingen. Hva som er ønskelig å ha på sjekklisten avhenger av hvilken type forhandlinger du gjør. Men jeg vil på generelt grunnlag anbefale å ha med følgende punkter:
Tema for forhandlingen
BATNA
Mål med forhandlingen
Deltakere og roller
Maktsituasjonen – egne og motparts sterke og svake sider
Hvis du sender en mail til hilde@considium.no kan jeg sende deg en sjekkliste du kan bruke.
På den er det også lagt opp til at du skal si noe om betydningen av de ulike forhandlingsvariablene. Du skal beskrive om de har høy (H), medium (M) eller lav (L) betydning for deg. Du skal i tillegg forsøke å beskrive hva du tror er motparts forhandlingsvariabler og hvilken betydning de har for dem. Det for å kunne bruke dem optimalt under forhandlingen.
Lykke til med å bruke de 4 verktøyene i forberedelsen til dine forhandlinger. Gode forberedelser er halvveis til seier!
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Før du går inn i en forhandling må du som del av forberedelsene sette dine øvre og nedre grenser; MAL-grenser.
MAL-grenser kan brukes på mange områder, for eksempel på pris, rabatter, tidsbruk, volumer osv.
MAL-grensene er kanskje den viktigste delen av dine forberedelser til forhandlingen.
MAL står for
M – det er hva du MÅ HA, det vil si din laveste pris hvis du er leverandør eller den høyeste prisen du kan betale hvis du er kjøper. M’en er det amerikanerne kaller walk-away price.
A – det er det du akter å få, det vil si en pris du mener du bør oppnå.
L – det er det du kan like å få. L’en skal du sette ambisiøst og er en pris du mest kan håpe på å få og som er den du skal gå ut med i forhandlingen
MAL-grensene er dine absolutte grenser i forhandlingen. Du skal tenke godt gjennom dem i forkant, og det gir en god trygghet å gå inn i forhandlingene med disse.
Eksempel på bruk av MAL-grenser med priser
Du er leverandør og skal selge et produkt til en innkjøper. Du har satt en L, det vil si prisen du kan like å få, på kr 2000. Du tenker at den kanskje ikke er realistisk, men at du i hvert fall akter å oppnå kr 1500, A. Du kan gå så langt ned som til kr 1200,-, men det er din absolutt nederste grense, din M. Denne grensen ønsker du selvfølgelig ikke å måtte gå ned til, heller ikke at motpart skal kjenne.
Motpart, innkjøperen, har også satt sine MAL-grenser. De kjenner du ikke og det er jo akkurat dette som er hovedutfordringen i forhandlinger; hva står på motparts ark; hva er motparts MAL-grenser. Her har innkjøper planlagt å gå ut med kr. 1000,- som sin L, det vil si det han kunne tenke seg å få produktet for. Han regner med å betale mer; A setter han til 1350,-, men han er villig til å strekke seg til kr 1500,-, som er hans M, det vil si den høyeste prisen han vil betale.
Forhandlingsrommet blir mellom M’ene, den laveste prisen leverandøren kan akseptere; kr 1200,- og den høyeste prisen innkjøper kan godta; kr. 1500,-. Resultatet vil bli et sted innenfor dette. Hvis leverandør er dyktigst i forhandlingene vil prisen bli nærmere kr. 1500,- og er innkjøperen dyktigst vil det bli nærmere kr. 1200,-.
MAL-grenser med 1 variabel er et forenklet bilde, for i virkeligheten forhandler du på mer enn pris. Du må selvfølgelig se alle variabler i sammenheng. Du bør ha et visst strekk i MAL-grensene slik at du faktisk har noe å forhandle på.
Du kan også oppleve å få overraskelser underveis i forhandlingen. Kanskje bringer motpart inn et helt nytt og interessant tema, som gjør at du er villig til å endre MAL-grensene dine. Tips her: Hold hodet kaldt, ta en timeout for å områ deg, enten du er alene eller er med kolleger i forhandlingen.
MAL-grensene er ikke hugget i stein, men at de er gjennomtenkte og konkretiserte, gjør at du ikke lar deg så lett rive med og inngår avtaler som dere taper penger på.
Her er noen sentrale spørsmål du kanskje lurer på i forhandlingen og ved bruk av MAL-grenser:
Hvem skal gå først ut i en forhandling?
Hvor høyt skal du gå ut?
Hvordan kan du gå opp eller ned i pris uten å tape ansikt?
Det er en fordel å gå først ut, på en betingelse; du må kjenne markedet du er i. Ellers risikerer du å dumme deg ut, enten det er ved å gå for høyt eller for lavt ut. Den som går først ut med sin L gjør at det er vanskeligere for motpart å komme ut med sin L etterpå. Dette er psykologi fordi den som er først ute setter en standard.
Men vær oppmerksom på at i mange forhandlinger er det greit å kjenne til alle faktorer dere skal forhandle om, slik at du kan se dem i sammenheng. Dette må du skaffe deg informasjon om før du legger første bud på bordet.
Du skal gå ambisiøst ut med din L. Denne har du forberedt. Selv om du ikke oppnår den, setter den en psykologisk standard og forventning som påvirker motpart. Undersøkelser viser også at de som tør å gå friskt ut oppnår bedre resultater enn de som ikke gjør det.
Hvis du ikke får din L, f.eks på pris, skal du nå bruke forhandlingsvariablene. Hvis du er selger; hva kan du få i stedet for den høye prisen. Husk bud nummer 1 i forhandlinger; aldri en innrømmelse uten en motytelse. Når du må ned i pris, kan du «akseptere» det og unngå å tape ansikt gitt at du for eksempel får økt volum, lenger kontraktstid eller andre goder du er interessert i fra motpart.
Motpart har som regel mer å gå på enn du tror. Ikke la deg vippe av pinnen av motparts krav. Tenk at han også har en MAL-grense. Derfor skal du ikke gi deg for lett, men kjempe for å oppnå best mulig resultater i forhandlingene.
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Forhandlingsvariabler er dine
spillkort i forhandlingene. Leverandører kan redusere ensidig fokus på pris ved
å løfte inn flere forhandlingsvariabler. Innkjøpere kan øke verdien og bedre
sitt resultat i forhandlingen ved å spille inn flere variabler i tillegg til
pris og rabatter.
Å være god på å identifisere og
bruke forhandlingsvariabler er avgjørende for å oppnå en god forhandling. Forhandlingsvariabler
er det viktigste verktøyet for å oppnå vinn-vinn i forhandlinger.
Som selger ønsker du å få en best
mulig pris, og heller gi noe til motpart som koster deg mindre enn en
prisreduksjon, men som samtidig har en betydning for motpart.
La meg gi noen eksempler. Du er selger og har solgt 10 maskiner a kr
100.000,- som kunden skal betale en
million for. Kunden krever 10 % rabatt, kr 100.000,-. Det vil være ødeleggende
for dine marginer, og ikke noe du ønsker å gå med på. I stedet for å gi
prisreduksjon, kan du spille inn service som en forhandlingsvariabel. Du kan si
at kunden kan få service til en verdi av kr 100.000,- i stedet. Du vet at det
koster din bedrift ca kr 30.000,- å produsere denne servicen, men hvis kunden skulle
kjøpt servicetjenesten måtte han betalt kr 100.000,-. For at dette skal fungere må 1) tjenesten
koste deg og ditt selskap mindre å levere enn verdien er for kunden 2) kunden være
interessert i servicen du tilbyr. Hvis kunden ikke trenger service vil verdien
av spillkortet, forhandlingsvariabelen være lav, kanskje 0. Bruken av
forhandlingsvariabler fordrer at du skjønner hva motpart er interessert i og
hvilken vekt han tillegger det. Hvis du ikke klarer å finne ut av dette på egen
hånd, må du stille han spørsmål for å finne det ut.
Hvis du er innkjøper vil du gjerne ha
best mulig pris og høyest mulig rabatter. Men kanskje kan du i stedet eller i
tillegg få andre goder, forhandlingsvariabler som har en høy verdi for deg.
Siden forhandlingsvariabler er
som spillkort vil verdien av samme kort variere. Hvilken verdi de har er avhengig av hvor
interessert motpart er i dem.
Eksempler på forhandlingsvariabler
er
volum
kontraktsvarighet
leveringstid
betalingsbetingelser
kundereferanse
markedsaksess
opplæring og kurs
rådgivning
kvalitet
support
service
tester
statistikker
markedsdata
utvidet garanti
ekstra tjenester
dedikert kontaktperson
De fleste av disse
forhandlingsvariablene kan brukes på begge sider av bordet, det vil si både på
innkjøps- og leverandørsiden. I tillegg finnes selvfølgelig spesielle
forhandlingsvariabler som er spesifikke for ulike bransjer.
Du skal lage en liste med
oversikt over alle forhandlingsvariabler som du og din bedrift kan bruke i forhandlinger.
Som forberedelse til hver enkelt forhandling skal du i planleggingen bruke
listen og planlegge hvilke variabler du vil bruke. Du må være målrettet i ditt
valg av forhandlingsvariabler. Skriv ned de du vil be om og hvilken betydning
de har for deg. Du skal også forberede hva du tror motpart vil være interessert
i fra deg. Du skal skrive verdien du mener den har for motpart.
NB! Det er svært viktig å
tillegge forhandlingsvariablene verdi. Det gjøres i altfor liten grad. Når du
som leverandør sier at dere kan gi utvidet service til kunden, sier ikke det så
mye. Du skal si at denne utvidete servicen vil ha en verdi på kr 10.000,- hvis
han skulle kjøpt den. Hvis motpart ikke verdsetter det, ved å gi deg en
innrømmelse, skal du ikke gi bort goden. Altfor mange leverandører kaster varer
og tjenester etter kunder uten at kunden forstår eller verdsetter det han tilbys.
Hvis du tilbyr 2 ukers bedre
betalingsbetingelser, skal du si at for en bedrift av din størrelse, tilsvarer
dette kr. 50.000,- i året. Da har spillkortet fått en verdi. Husk at ikke så
mange skjønner akkurat hva kroneverdien av 2 uker egentlig er.
Hvis du kan by på markedsdata kan du
si at tilsvarende informasjon ville kostet 300.000,- å kjøpe i markedet.
Og er ikke motpart interessert i
godene, eller villig til å betale deg for dem, da skal du holde dem tilbake. En
forhandlingsvariabel er noe du kan gi eller la være å gi, det vil si holde
tilbake.
Forhandlingsvariabler er viktige for å skape en vinn-vinn-forhandling. Bruken av relevante variabler vil øke den totale verdien i forhandlingen. Gode forhandlere er dyktige på bruken av forhandlingsvariabler. Lykke til med å bli en av dem!
Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
Når dere skal være flere i en
forhandling, må dere i forberedelsene avklare
Hvem skal være med i forhandlingen
Hvilke roller skal dere ha
Hvem skal være med Antallet er avhengig av hvor mange dere trenger og hvem som kommer fra
motpart.
Det siste må dere sjekke. Hvis du er
usikker på hvem som kommer, ta kontakt med motpart for å sjekke. Oppgi gjerne
din gode grunn for å sjekke; nemlig at dere ønsker å ta med de riktige folkene
fra deres side slik at det blir en god forhandling. Du kan også tillate deg å
gi føringer til motpart om hvem som bør delta fra dem. I mange tilfeller vil
dere ha interesse av at motpart stiller med seniorer, eksperter og
beslutningsdyktige personer.
Hvis motpart har toppet laget eller
sender sin tekniske ekspert, må dere kanskje gjøre det samme.
Hvilke roller skal vi ha Alle dere tar med i forhandlingen skal være der for en grunn, det vil si å
ha en rolle med ansvar for noe, om det er smått eller stort. Dere skal aldri ta
med noen som ikke har en rolle. Det er uprofesjonelt og viser manglende kunnskap
om forhandlingsprosessen. Det er reduserende, både for teamet, og ikke minst
for den det gjelder.
Eksempler på roller kan være
Leder av forhandlingen (en person skal alltid
være i lead i forhandlingen, selv om dere er likeverdige kolleger)
Ekspert innen et relevant område
En som kjenner historien
En som er ansvarlig for det relasjonelle
En som skal dokumentere og ta referat
En trainee eller en annen som er med for å lære
En som skal sørge for fremdrift og få prosessen
ut av fastlåste situasjoner
Unngå overraskelser fra egen kollega Når dere er flere fra samme selskap i forhandlingen, er det svært viktig at dere forbereder dere sammen. Ingenting er verre enn å få overraskelser fra egen kollega underveis. Bruk sjekklisten, diskuter dere gjennom forhandlingen og fordel roller.
Undervurder aldri kjøttvekta i forhandlinger, for den rår! Du bør unngå å være alene eller at dere er i mindretall i forhold til motpart i viktige forhandlinger. Hvis du er en og motpart er flere er det vanskelig å følge med på alt som skjer samtidig som du skal holde hodet kaldt. Når dere er flere kan dere spille på hverandre og utnytte styrker.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper. Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/
Å kjenne til fremdrift og innhold vil gi deg en trygghet i gjennomføring av forhandlinger
Fase 1 – Forberedelser
Fase 2 – Gjennomføring
Fase 3 – Closing
Fase 4 – Oppfølging
Disse 4 fasene har ulik betydning og omfang. I artikkelen Gode forberedelser er halvveis til sier gir jeg en detaljert informasjon og nyttige verktøy til bruk i forberedelsene og under gjennomføringen av forhandlingen.
Alle vet at forberedelser er viktig.
Men samtidig blir forberedelsene ofte en salderingspost på grunn av tidsnød.
Kanskje har du også vært i forhandlinger og opplevd den ekle følelsen av at
«oj, her skulle jeg vært bedre forberedt».
Med Fase 2, gjennomføring, menes selve forhandlingen. Den skal beskrives
nærmere i en senere artikkel.
Her er litt input om fase 3 og 4 i forhandlingen:
Fase 3 – Closingen, det er
når forhandlingen går mot slutten. I denne fasen, når avslutningen er i sikte,
er det lett å bli fartsblind og gjøre innrømmelser for å komme i mål. Dette er
spesielt farlig hvis du er en utålmodig type. Så nå gjelder det å holde hodet
kaldt.
Reduser gjerne tempoet
Ta en timeout
Dette er også tidspunktet hvor de
siste tilbud og betingelser er på bordet. Nå skal du ikke være redd for
taushet. Hold munn og avvent svar fra motpart. Spesielt for selgere oppleves
denne fasen tøff, da mange er redde for at avtalen skal gå i vasken. Da kan det
være fristende å prate over det som kan synes som en uutholdelig taushet fra
motpart. Men husk at det som virker som veldig lang tid for deg, ofte bare er
de sekundene motpart trenger for å tenke. Ikke prat nå.
Når dere er blitt enige, må dere
gjøre en grundig oppsummering og sikre at dere er enige om alle forhold i
forhandlingen.
Fase 4 – Oppfølging av avtalen
Mange kunder opplever at det etter
lang tids kurtisering blir musestille fra leverandørene etter at forhandlingene
er gjennomført og kontrakten er inngått. Men kunder tenker gjerne at det er nå
forholdet starter. Derfor kan det være fint å sende en hilsen til motpart med
gode ønsker for det videre samarbeid.
Når du kommer hjem etter forhandlingen;
se til at alle i din bedrift som skal ha beskjed om forhold i avtalen får det.
Det kan være økonomiavdelingen for fakturering av nye betingelser,
logistikkavdelingen for nye leveringssteder, produksjonsavdelingen for
kampanjer osv.
Sikre også at dere har et system for oppfølging av avtalen underveis.
Lykke til i forhandlingene!
Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.
Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.
Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no
