Jeg har i 20 år trent selgere og innkjøpere i forhandlinger. I løpet av disse årene har nivået blitt mye høyere på begge sider av bordet. Og når en av sidene blir bedre, krever det også at den andre siden trener og utvikler seg.

I forhandlinger er det store forskjeller på hvilke resultater en god og en mindre god forhandler oppnår. På godt og vondt, har den enkelte mye større muligheter til å påvirke resultatet enn de selv tror.

Derfor skylder du både deg selv og din bedrift å trene på å forhandle. Dårlige forhandlere koster sine bedrifter mye penger, tilsvarende som de gode bidrar med store verdier.

Dessverre går dette ofte under radaren i bedrifter, fordi mange går ut av en forhandling og er godt tilfredse med resultatet. Hadde de visst hva som sto på motparts ark, og visst hvor mye det faktisk var å gå på, hadde de slett ikke vært så tilfredse.

Når vi trener på å forhandle er det i stor grad dette det går på; nemlig forstå motpart, hva er viktig for dem, hva har de å gå på og hvordan kan vi komme til en avtale som er best mulig for begge parter.

Psykologi og relasjoner betyr mer i forhandlinger enn mange tror. Det viktigste du kan gjøre er å gi motpart følelsen av å bli hørt, sett og respektert. Det koster ingenting.

Jeg har her samlet artikler med tips som kan hjelpe deg og ditt team å lykkes bedre i forhandlinger. For selv om forhandlingsteknikk er et veldig praktisk fag, hvor øvelse gjør mester, kan det være smart å ha med seg noen gode verktøy og teknikker på veien.

Lykke til!

• Mål og mening med en forhandling
• Mennesker kjøper mennesker – den relasjonelle delen av forhandlinger
• Hva står på motparts ark – forholdet til motpart
• Rollen som forhandler – og hva den innebærer
• Personlige fallgruver i forhandlinger
• De fire fasene i en forhandling
• Gode forberedelser er halvveis til seier – så hva forberede
• Når dere er flere i forhandlingen – pass på at det ikke blir for mange kokker
• Nyttige verktøy i forhandlingen
• Forhandlingsvariabler – dine spillkort i forhandlinger
• Hvordan sette og bruke MAL-grenser; øvre og nedre grenser
• Hva er viktig for motpart – still riktige spørsmål for å finne det ut
• Håndtering av krevende situasjoner i forhandlingen
• Hersketeknikker i forhandlinger

Se mitt nettkurs i forhandlingsteknikk på Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Se nærmere info her.

På bloggen hildeombusiness.no kan du lese flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker informasjon om dette, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

I forberedelsene skal du forsøke å finne ut hva motpart er opptatt. La oss si du er leverandør og har identifisert at motpart er opptatt av pris, kvalitet og rask levering. Hvor stor vekt tillegger han de ulike variablene?

Kanskje kjenner du motpart, kanskje er det en ny aktør. Uansett behøver ikke situasjonen være som du tror.

I tillegg til å vie tid i forberedelsene på å forstå motpart, må du stille spørsmål for å avdekke hva som er viktig for han når dere møtes i forhandlingen.

Pris har fått en stadig større betydning gjennom mange år, men ikke tro at dette er det eneste som betyr noe.

Jeg var borte i et stort norsk selskap som skulle oppføre et bygg som skulle huse kritisk infrastruktur. De hadde en instruksjon fra styre og eiere og det var at bygget skulle stå ferdig innen en viss dato ganske kort frem i tid. Pris var her underordnet. Leverandørenes evne til å levere raskt og være pålitelige trumfet pris. Dyktige forhandlere på leverandørsiden ville funnet ut av dette og fokusert på kvalitet, pålitelighet og rask levering fremfor pris. Det er vinn-vinn.

Jeg har jobbet med innkjøpere i dagligvare. Mange leverandører tror innkjøperne bare er opptatt av pris og rabatter. Selvfølgelig er pris viktig, men de har også en tanke for kvalitet, leveringsdyktighet og andre forhold.

I forhandlinger må du stille spørsmål! Forhandlere stiller i altfor liten grad spørsmål.  Jeg har også observert at når en part er svært godt forberedt er de så ivrige etter å komme i gang at de glemmer å stille spørsmål. De er mest opptatt av å få fremført det de har forberedt.

Så still spørsmål! For eksempel:

I tillegg til pris, hva annet er du opptatt av?

Alle innkjøpere vil hevde at pris er viktig, også i tilfeller hvor den ikke betyr mest.

Å identifisere hva motpart er opptatt av, gjør det lettere for deg å bruke forhandlingsvariabler på en målrettet og god måte.

Ofte kan det være vanskelig å finne ut hva som betyr mest for motpart. Et valgspørsmål kan røyke ut dette:

Hva foretrekker du; forsert levering til økt pris, eller senere levering til standard pris?

Alle vet at de må velge. Du får ikke økt kvalitet til redusert pris. Men det betyr ikke at de ikke later som de kan få det.

Når du gir motpart valg, fremstår du også mer sympatisk.

Når du stiller spørsmål skal du stille åpne spørsmål, det vil si spørsmål som ikke kan besvares med ja eller nei. Åpne spørsmål starter med spørreord som hva, hvordan, når, hvem osv. På den måten får du langt mer informasjon. Dette er lett å forstå, men faktisk vanskelig å gjøre. Vi stiller 90 % lukkede spørsmål, og gjerne ledende også.  Hvis du spør; er du interessert i rask levering, vil som regel motpart svare ja. Hvis du spør; hva er viktig for dere, er det ikke sikkert rask levering er et tema.

For å gjøre det godt i forhandlinger, er det viktig at du vet hva motpart måles på. Sett deg inn i motparts sted; hva skal han fortelle når han kommer hjem. Evnen til å ta andres perspektiv er den viktigste suksessfaktoren i forhandlinger.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

På Videocation.no har jeg flere korte videokurs, blant annet i forhandlingsteknikk. Se info om dette kurset i forhandlingsteknikk.

Før du går inn i en forhandling må du som del av forberedelsene sette dine øvre og nedre grenser; MAL-grenser.

MAL-grenser kan brukes på mange områder, for eksempel på pris, rabatter, tidsbruk, volumer osv.

MAL-grensene er kanskje den viktigste delen av dine forberedelser til forhandlingen.

MAL står for

M – det er hva du MÅ HA, det vil si din laveste pris hvis du er leverandør eller den høyeste prisen du kan betale hvis du er kjøper. M’en er det amerikanerne kaller walk-away price.

A – det er det du akter å få, det vil si en pris du mener du bør oppnå.

L – det er det du kan like å få. L’en skal du sette ambisiøst og er en pris du mest kan håpe på å få og som er den du skal gå ut med i forhandlingen

MAL-grensene er dine absolutte grenser i forhandlingen. Du skal tenke godt gjennom dem i forkant, og det gir en god trygghet å gå inn i forhandlingene med disse.

Du er leverandør og skal selge et produkt til en innkjøper. Du har satt en L, det vil si prisen du kan like å få, på kr 2000. Du tenker at den kanskje ikke er realistisk, men at du i hvert fall akter å oppnå kr 1500, A. Du kan gå så langt ned som til kr 1200,-, men det er din absolutt nederste grense, din M. Denne grensen ønsker du selvfølgelig ikke å måtte gå ned til, heller ikke at motpart skal kjenne.

Motpart, innkjøperen, har også satt sine MAL-grenser. De kjenner du ikke og det er jo akkurat dette som er hovedutfordringen i forhandlinger; hva står på motparts ark; hva er motparts MAL-grenser. Her har innkjøper planlagt å gå ut med kr. 1000,- som sin L, det vil si det han kunne tenke seg å få produktet for. Han regner med å betale mer; A setter han til 1350,-, men han er villig til å strekke seg til kr 1500,-, som er hans M, det vil si den høyeste prisen han vil betale.

Forhandlingsrommet blir mellom M’ene, den laveste prisen leverandøren kan akseptere; kr 1200,- og den høyeste prisen innkjøper kan godta; kr. 1500,-. Resultatet vil bli et sted innenfor dette. Hvis leverandør er dyktigst i forhandlingene vil prisen bli nærmere kr. 1500,- og er innkjøperen dyktigst vil det bli nærmere kr. 1200,-.

MAL-grenser med 1 variabel er et forenklet bilde, for i virkeligheten forhandler du på mer enn pris. Du må selvfølgelig se alle variabler i sammenheng. Du bør ha et visst strekk i MAL-grensene slik at du faktisk har noe å forhandle på.

Du kan også oppleve å få overraskelser underveis i forhandlingen. Kanskje bringer motpart inn et helt nytt og interessant tema, som gjør at du er villig til å endre MAL-grensene dine. Tips her: Hold hodet kaldt, ta en timeout for å områ deg, enten du er alene eller er med kolleger i forhandlingen.

MAL-grensene er ikke hugget i stein, men at de er gjennomtenkte og konkretiserte, gjør at du ikke lar deg så lett rive med og inngår avtaler som dere taper penger på.

Her er noen sentrale spørsmål du kanskje lurer på i forhandlingen og ved bruk av MAL-grenser:

1. Hvem skal gå først ut i en forhandling?
2. Hvor høyt skal du gå ut?
3. Hvordan kan du gå opp eller ned i pris uten å tape ansikt?

Det er en fordel å gå først ut, på en betingelse; du må kjenne markedet du er i. Ellers risikerer du å dumme deg ut, enten det er ved å gå for høyt eller for lavt ut. Den som går først ut med sin L gjør at det er vanskeligere for motpart å komme ut med sin L etterpå. Dette er psykologi fordi den som er først ute setter en standard. 

Men vær oppmerksom på at i mange forhandlinger er det greit å kjenne til alle faktorer dere skal forhandle om, slik at du kan se dem i sammenheng. Dette må du skaffe deg informasjon om før du legger første bud på bordet.

Du skal gå ambisiøst ut med din L. Denne har du forberedt. Selv om du ikke oppnår den, setter den en psykologisk standard og forventning som påvirker motpart. Undersøkelser viser også at de som tør å gå friskt ut oppnår bedre resultater enn de som ikke gjør det.

Hvis du ikke får din L, f.eks på pris, skal du nå bruke forhandlingsvariablene. Hvis du er selger; hva kan du få i stedet for den høye prisen. Husk bud nummer 1 i forhandlinger; aldri en innrømmelse uten en motytelse. Når du må ned i pris, kan du «akseptere» det og unngå å tape ansikt gitt at du for eksempel får økt volum, lenger kontraktstid eller andre goder du er interessert i fra motpart.

Motpart har som regel mer å gå på enn du tror. Ikke la deg vippe av pinnen av motparts krav. Tenk at han også har en MAL-grense.  Derfor skal du ikke gi deg for lett, men kjempe for å oppnå best mulig resultater i forhandlingene.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

På Videocation.no har jeg flere korte videokurs, blant annet i forhandlingsteknikk. Se info om dette kurset i forhandlingsteknikk.

Forhandlingsvariabler er dine spillkort i forhandlingene. Leverandører kan redusere ensidig fokus på pris ved å løfte inn flere forhandlingsvariabler. Innkjøpere kan øke verdien og bedre sitt resultat i forhandlingen ved å spille inn flere variabler i tillegg til pris og rabatter.  

Å være god på å identifisere og bruke forhandlingsvariabler er avgjørende for å oppnå en god forhandling. Forhandlingsvariabler er det viktigste verktøyet for å oppnå vinn-vinn i forhandlinger.

Som selger ønsker du å få en best mulig pris, og heller gi noe til motpart som koster deg mindre enn en prisreduksjon, men som samtidig har en betydning for motpart.

La meg gi noen eksempler.  Du er selger og har solgt 10 maskiner a kr 100.000,- som kunden skal  betale en million for. Kunden krever 10 % rabatt, kr 100.000,-. Det vil være ødeleggende for dine marginer, og ikke noe du ønsker å gå med på. I stedet for å gi prisreduksjon, kan du spille inn service som en forhandlingsvariabel. Du kan si at kunden kan få service til en verdi av kr 100.000,- i stedet. Du vet at det koster din bedrift ca kr 30.000,- å produsere denne servicen, men hvis kunden skulle kjøpt servicetjenesten måtte han betalt kr 100.000,-.  For at dette skal fungere må 1) tjenesten koste deg og ditt selskap mindre å levere enn verdien er for kunden 2) kunden være interessert i servicen du tilbyr. Hvis kunden ikke trenger service vil verdien av spillkortet, forhandlingsvariabelen være lav, kanskje 0. Bruken av forhandlingsvariabler fordrer at du skjønner hva motpart er interessert i og hvilken vekt han tillegger det. Hvis du ikke klarer å finne ut av dette på egen hånd, må du stille han spørsmål for å finne det ut.

Hvis du er innkjøper vil du gjerne ha best mulig pris og høyest mulig rabatter. Men kanskje kan du i stedet eller i tillegg få andre goder, forhandlingsvariabler som har en høy verdi for deg.

Siden forhandlingsvariabler er som spillkort vil verdien av samme kort variere.  Hvilken verdi de har er avhengig av hvor interessert motpart er i dem.

Eksempler på forhandlingsvariabler er  

• volum
• kontraktsvarighet
• leveringstid
• betalingsbetingelser
• kundereferanse
• markedsaksess
• opplæring og kurs
• rådgivning
• kvalitet
• support
• service
• tester
• statistikker
• markedsdata
• utvidet garanti
• ekstra tjenester
• dedikert kontaktperson

De fleste av disse forhandlingsvariablene kan brukes på begge sider av bordet, det vil si både på innkjøps- og leverandørsiden. I tillegg finnes selvfølgelig spesielle forhandlingsvariabler som er spesifikke for ulike bransjer.

Du skal lage en liste med oversikt over alle forhandlingsvariabler som du og din bedrift kan bruke i forhandlinger. Som forberedelse til hver enkelt forhandling skal du i planleggingen bruke listen og planlegge hvilke variabler du vil bruke. Du må være målrettet i ditt valg av forhandlingsvariabler. Skriv ned de du vil be om og hvilken betydning de har for deg. Du skal også forberede hva du tror motpart vil være interessert i fra deg. Du skal skrive verdien du mener den har for motpart.

NB! Det er svært viktig å tillegge forhandlingsvariablene verdi. Det gjøres i altfor liten grad. Når du som leverandør sier at dere kan gi utvidet service til kunden, sier ikke det så mye. Du skal si at denne utvidete servicen vil ha en verdi på kr 10.000,- hvis han skulle kjøpt den. Hvis motpart ikke verdsetter det, ved å gi deg en innrømmelse, skal du ikke gi bort goden. Altfor mange leverandører kaster varer og tjenester etter kunder uten at kunden forstår eller verdsetter det han tilbys.

Hvis du tilbyr 2 ukers bedre betalingsbetingelser, skal du si at for en bedrift av din størrelse, tilsvarer dette kr. 50.000,- i året. Da har spillkortet fått en verdi. Husk at ikke så mange skjønner akkurat hva kroneverdien av 2 uker egentlig er.

Hvis du kan by på markedsdata kan du si at tilsvarende informasjon ville kostet 300.000,- å kjøpe i markedet.

Og er ikke motpart interessert i godene, eller villig til å betale deg for dem, da skal du holde dem tilbake. En forhandlingsvariabel er noe du kan gi eller la være å gi, det vil si holde tilbake.

Forhandlingsvariabler er viktige for å skape en vinn-vinn-forhandling. Bruken av relevante variabler vil øke den totale verdien i forhandlingen. Gode forhandlere er dyktige på bruken av forhandlingsvariabler.  Lykke til med å bli en av dem! 

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Når dere skal være flere i en forhandling, må dere i forberedelsene avklare  

• Hvem skal være med i forhandlingen
• Hvilke roller skal dere ha

Hvem skal være med
Antallet er avhengig av hvor mange dere trenger og hvem som kommer fra motpart.

Det siste må dere sjekke. Hvis du er usikker på hvem som kommer, ta kontakt med motpart for å sjekke. Oppgi gjerne din gode grunn for å sjekke; nemlig at dere ønsker å ta med de riktige folkene fra deres side slik at det blir en god forhandling. Du kan også tillate deg å gi føringer til motpart om hvem som bør delta fra dem. I mange tilfeller vil dere ha interesse av at motpart stiller med seniorer, eksperter og beslutningsdyktige personer.  

Hvis motpart har toppet laget eller sender sin tekniske ekspert, må dere kanskje gjøre det samme.

Hvilke roller skal vi ha
Alle dere tar med i forhandlingen skal være der for en grunn, det vil si å ha en rolle med ansvar for noe, om det er smått eller stort. Dere skal aldri ta med noen som ikke har en rolle. Det er uprofesjonelt og viser manglende kunnskap om forhandlingsprosessen. Det er reduserende, både for teamet, og ikke minst for den det gjelder.

Eksempler på roller kan være

• Leder av forhandlingen (en person skal alltid være i lead i forhandlingen, selv om dere er likeverdige kolleger)
• Ekspert innen et relevant område
• En som kjenner historien
• En som er ansvarlig for det relasjonelle
• En som skal dokumentere og ta referat
• En trainee eller en annen som er med for å lære
• En som skal sørge for fremdrift og få prosessen ut av fastlåste situasjoner

Unngå overraskelser fra egen kollega  
Når dere er flere fra samme selskap i forhandlingen, er det svært viktig at dere forbereder dere sammen. Ingenting er verre enn å få overraskelser fra egen kollega underveis. Bruk sjekklisten, diskuter dere gjennom forhandlingen og fordel roller.

Undervurder aldri kjøttvekta i forhandlinger, for den rår! Du bør unngå å være alene eller at dere er i mindretall i forhold til motpart i viktige forhandlinger. Hvis du er en og motpart er flere er det vanskelig å følge med på alt som skjer samtidig som du skal holde hodet kaldt.  Når dere er flere kan dere spille på hverandre og utnytte styrker.

Bli med på lunsjwebinar i forhandlingsteknikk 25.oktober

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Ta kontakt for en prat om forhandlingsteknikk i din bedrift.

Å kjenne til fremdrift og innhold vil gi deg en trygghet i gjennomføring av forhandlinger

Fase 1 – Forberedelser

Fase 2 – Gjennomføring

Fase 3 – Closing

Fase 4 – Oppfølging

Disse 4 fasene har ulik betydning og omfang. I artikkelen Gode forberedelser er halvveis til sier gir jeg en detaljert informasjon og nyttige verktøy til bruk i forberedelsene og under gjennomføringen av forhandlingen. 

Alle vet at forberedelser er viktig. Men samtidig blir forberedelsene ofte en salderingspost på grunn av tidsnød. Kanskje har du også vært i forhandlinger og opplevd den ekle følelsen av at «oj, her skulle jeg vært bedre forberedt».

Med Fase 2, gjennomføring,  menes selve forhandlingen. Den skal beskrives nærmere i en senere artikkel.

Her er litt input om fase 3 og 4 i forhandlingen:

Fase 3 – Closingen, det er når forhandlingen går mot slutten. I denne fasen, når avslutningen er i sikte, er det lett å bli fartsblind og gjøre innrømmelser for å komme i mål. Dette er spesielt farlig hvis du er en utålmodig type. Så nå gjelder det å holde hodet kaldt.

• Reduser gjerne tempoet
• Ta en timeout

Dette er også tidspunktet hvor de siste tilbud og betingelser er på bordet. Nå skal du ikke være redd for taushet. Hold munn og avvent svar fra motpart. Spesielt for selgere oppleves denne fasen tøff, da mange er redde for at avtalen skal gå i vasken. Da kan det være fristende å prate over det som kan synes som en uutholdelig taushet fra motpart. Men husk at det som virker som veldig lang tid for deg, ofte bare er de sekundene motpart trenger for å tenke. Ikke prat nå.

Når dere er blitt enige, må dere gjøre en grundig oppsummering og sikre at dere er enige om alle forhold i forhandlingen.

Fase 4 – Oppfølging av avtalen

Mange kunder opplever at det etter lang tids kurtisering blir musestille fra leverandørene etter at forhandlingene er gjennomført og kontrakten er inngått. Men kunder tenker gjerne at det er nå forholdet starter. Derfor kan det være fint å sende en hilsen til motpart med gode ønsker for det videre samarbeid.

Når du kommer hjem etter forhandlingen; se til at alle i din bedrift som skal ha beskjed om forhold i avtalen får det. Det kan være økonomiavdelingen for fakturering av nye betingelser, logistikkavdelingen for nye leveringssteder, produksjonsavdelingen for kampanjer osv.

Sikre også at dere har et system for oppfølging av avtalen underveis.

Lykke til i forhandlingene!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. 

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Forberedelser er den første og kanskje viktigste fasen i en forhandling. Alle vet at forberedelser er viktig, men dessverre gjør tidsnød ofte at de blir salderingsposten. Forhandlingen blir jo alltid gjennomført, mens forberedelsene derimot…. Gode forberedelser er halvveis til seier og vil gi deg økt trygghet når du går inn i forhandlingen. Med gode forberedelser kan selv en uerfaren forhandler gjøre det bedre enn en erfaren motpart som har tatt lett på forberedelsene.

Hvis dere er flere fra bedriften som skal være med på forhandlingen, er det avgjørende at dere forbereder dere sammen. Du vil ikke ha overraskelser fra kolleger underveis!

Sjekkliste med 7 punkter du kan bruke i forberedelsene

1. Tema for forhandlingen
2. BATNA
3. Mål med forhandlingen
4. Deltakere og roller
5. Maktsituasjonen – egne og motparts sterke og svake sider
6. Forhandlingsvariabler 
7. MAL-grenser (øvre og nedre grense)

1.Tema for forhandlingen. Hva skal du forhandle om? Er det reforhandling av avtalen, innsalg av nye produkter, økte volumer, kompensasjon, prekvalifisering mm.  Her er det viktig å være omforent med motpart hva som er tema for forhandlingen. 

2. Hva er din BATNA (best alternative to negotiated agreement), det vil si beste alternativ til avtalen du skal forhandle om nå. Du skal selvfølgelig ikke inngå en avtale som er dårligere enn dine alternativer. Hvis du ikke har noen alternativer stiller du svakere og bør parallelt jobbe med å skaffe det.

3.Mål med forhandlingen. Vær konket på hva du ønsker å oppnå. Å oppnå best mulig resultat er ikke konkret. Du kan ha flere mål. Minimum kr 1000, 3 nye produkter inn i sortimentet, leveranse innen 1.januar, avtale forlenget med 3 år, minimum 20 % rabatt  er eksempler på konkrete mål.

4. Deltakere og roller. Alle som skal være med i forhandlingen skal være der av en grunn. I artikkelen «Når dere er flere i forhandlingen» beskriver jeg dette nærmere. Velg alltid en som skal være i lead, selv når dere er likeverdige kolleger. Deltakere vil avhenge av forhandlingens karakter og hvem som kommer fra motpart. Sjekk alltid dette i forkant.

5.Maktsituasjon. Hva er dine og motparts sterke og svake sider i denne forhandlingen. Du skal ha tenkt gjennom dine svake sider for å være forberedt hvis motpart bruker de mot deg. For eksempel: Du er leverandør og det har gjennom det siste året vært problemer med leveransene.  Du har sjekket og vet at det var to tilfeller. Motpart kan ha interesse av å gjøre det til en stor sak. Da kan du si at ja, vi hadde en forsinket leveranse med 2 dager i februar, og 3 dager i mai, men de ble begge varslet i god tid og kompensert med 2 % på faktura.

6. Forhandlingsvariabler. Dette er spillkortene dine i forhandlingene, hva du kan gi og hva du kan få.  Du skal i størst mulig grad sette verdi på dem. Hvor verdifulle de er for motpart, avhenger av hva han er interessert i. Forhandlingsvariabler er sentrale elementer for å skape vinn-vinn-forhandlinger og komme forbi at forhandlingen bare handler om pris og rabatter. Eksempler på forhandlingsvariabler kan være volum, kontraktvarighet, leveringstid, betalingsbetingelser, opplæring, kurs, kvalitet, support, statistikker osv

7. MAL-grenser, dine øvre og nedre grenser i forhandlingen. MAL-grenser kan settes på pris, rabatter, tid, kvalitet mm. De skal settes i forkant, men må ses i sammenheng og kan endres underveis hvis ny info dukker opp. Det gir en stor trygghet å ha diskutert grensene med teamet i forkant. Hvis du er leverandør er nedre grense på pris hvor langt ned dere i verste fall er villige til å gå (det amerikanerne kaller walk away price). Øvre grense er prisen du planlegger å gå ut med. Hvis du er innkjøper vil øvre grense på pris være det du kan være villig til å gi.

Nærmere bekrivelser av forhandlingsvariabler og MAL-grenser kommer i senere artikler.

Hvis du er interessert i sjekklisten som du kan bruke i forberedelsene, kan du sende meg en mail (hilde@considium.no), så sender jeg den til deg.  Bruk den som et utgangspunkt, for kanskje har du selv noen andre punkter du ønsker å forberede.  

Lykke til med de viktige forberedelsene!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no