Forhandlinger på video er ikke nytt, men omfanget har økt kraftig i 2020.  Fra hjemmekontorene har både selgere og innkjøpere blitt tvunget til å ta i bruk digitale verktøy, mer eller mindre forberedt.

Tillit er avgjørende i forhandlinger og kommunikasjon er ditt viktigste virkemiddel for å skape det. Det gir noen ekstra utfordringer når du forhandler på video.  

Small talk, kroppsspråk, blikk og smil er vanskeligere å få til på video, spesielt når du er uvant med settingen. Ofte er kameraene på begge sider stilt inn så du ikke ser hender og øvrig kroppsspråk. Da er det vanskeligere å lese motpart og skape tillit.

Manglende øyekontakt. De fleste ser ikke direkte i kamera, men på skjermen på den de snakker med. For motpart ser det ut som om du ser vekk og ikke møter blikket hans. I tillegg har mange kameraet slik at det viser ansiktet nedenfra på en unaturlig og lite flatterende måte.

Før forhandlingen

• Sett deg inn i det tekniske! Øv! Hvis du skal forhandle sammen med andre fra bedriften, må dere øve og forberede dere sammen. Ulike programmer som Teams og Zoom og andre har forskjellig funksjonalitet, så du må sette deg godt inn i det programmet du skal bruke. Lær hvordan du deler dokumenter, tar break out sessions, kommer tilbake til gruppen osv. Tren også på å se direkte i kameraet.
• Invester i et kamera og utstyr som gjør at dere kan filmes fra varierende avstand. Da kan dere bruke kroppsspråk på en bedre måte.
• Gi beskjed til motpart om hvilken plattform som skal brukes, slik at de også kan være forberedt.
• Sjekk at nettet har nødvendig kapasitet.
• Planlegg for settingen
  • Klær. Kle deg like pent som i en fysisk forhandling. Det er både av respekt for motpart, men styrker deg selv også. En sliten joggebukse fremmer ikke selvfølelsen.  
  • Seating. Hvor og hvordan skal dere sitte. Hvordan skal kameravinklingen være.
  • Psyken. Vær uthvilt og fit for fight, ikke trøtt og sulten og lav på blodsukker. Mange har erfart at det er mer slitsomt å delta i møter og forhandlinger på video enn å være fysisk i samme rom.  Psykiater Finn Skårderud forklarer det slik: «Vi har nervesystemer som er rigget for ansikt-til-ansikt og kropp i samme rom. Vi kommuniserer i stor grad med blikk og kroppsspråk, som forsvinner i det digitale. Fravær av denne naturlige kontakten skaper en uro.»
• I tillegg til de normale forberedelser du gjør til forhandlinger, planlegg hvordan du vil skape tillit og kompensere for fravær av kroppsspråk.

Under forhandlingen

• Du kan starte med å ufarliggjøre settingen. Du kan for eksempel si at det var fint at dere fikk til å møtes på video og bidra til å skape en god stemning.
• Fortell motpart hvilke spilleregler du foreslår skal gjelde. Det kan for eksempel være at det er greit å tenke seg litt om, også på video, det vil si at dere skal gi rom for noen sekunders stillhet.
• Andre spilleregler kan være
  • alle har kamera på under hele forhandlingen
  • forhandlingen skal ikke filmes
• Dere får ta en prat i forberedelsene for hvilke spilleregler dere ønsker.
• Vær bevisst på hva du sier og gjør som kan bidra til å skape tillit når du mangler de normale virkemidlene. Hvis du har et godt kamera og utstyr kan du tilpasse det slik at motpart kan se dine hender og en stor del av kroppen. Selv med en enkel PC kan du regulere dette ved å sette deg litt unna.
• Bestreb deg på få til øyekontakt, i hvert fall i store deler av forhandlingen.  Da må du se rett i kamera.
• La gjerne noe av rommet synes, det virker naturlig. Vær litt personlig, det kan styrke relasjon og tillit.  
• Tål stillhet. Mange tåler ikke dette i vanlige forhandlinger. Sekundene kan føles ekstra lange på video. Men husk at i en vanlig samtale går det også en viss tid før motpart svarer. På video kan det føles ekstra lenge på grunn av frykt for at teknologien er i ferd med å svikte. Men husk at å holde munn og lytte er svært viktig for å lykkes i forhandlinger.
• For øvrig kan fremdriften være som i en vanlig forhandling. (løfte inn forhandlingsvariabler, komme til enighet, gjøre oppsummeringer osv)
• Husk at muligheten for at forhandlingen blir sett av utenforstående øker når dere ikke er sammen. Det kan være tilhørere eller tilskuere hos motpart du ikke er orientert om. Forhandlingen kan bli tatt opp.  Dette må du ta hensyn til og ikke si noe som absolutt ikke tåler dagslys.

Rådene her baserer seg på at begge parter ønsker å få til et godt resultat og oppnå vinn-vinn. Ikke alle forhandlinger har dette perspektivet.  Men de fleste aktører skal møtes igjen etter forhandlingen. Da er det en fordel at begge parter ønsker det, også etter en forhandling på video.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no