Forhandlingsvariabler – dine spillkort i forhandlingene

Forhandlingsvariabler er dine spillkort i forhandlingene. Leverandører kan redusere ensidig fokus på pris ved å løfte inn flere forhandlingsvariabler. Innkjøpere kan øke verdien og bedre sitt resultat i forhandlingen ved å spille inn flere variabler i tillegg til pris og rabatter.  

Å være god på å identifisere og bruke forhandlingsvariabler er avgjørende for å oppnå en god forhandling. Forhandlingsvariabler er det viktigste verktøyet for å oppnå vinn-vinn i forhandlinger.

Som selger ønsker du å få en best mulig pris, og heller gi noe til motpart som koster deg mindre enn en prisreduksjon, men som samtidig har en betydning for motpart.

La meg gi noen eksempler.  Du er selger og har solgt 10 maskiner a kr 100.000,- som kunden skal  betale en million for. Kunden krever 10 % rabatt, kr 100.000,-. Det vil være ødeleggende for dine marginer, og ikke noe du ønsker å gå med på. I stedet for å gi prisreduksjon, kan du spille inn service som en forhandlingsvariabel. Du kan si at kunden kan få service til en verdi av kr 100.000,- i stedet. Du vet at det koster din bedrift ca kr 30.000,- å produsere denne servicen, men hvis kunden skulle kjøpt servicetjenesten måtte han betalt kr 100.000,-.  For at dette skal fungere må 1) tjenesten koste deg og ditt selskap mindre å levere enn verdien er for kunden 2) kunden være interessert i servicen du tilbyr. Hvis kunden ikke trenger service vil verdien av spillkortet, forhandlingsvariabelen være lav, kanskje 0. Bruken av forhandlingsvariabler fordrer at du skjønner hva motpart er interessert i og hvilken vekt han tillegger det. Hvis du ikke klarer å finne ut av dette på egen hånd, må du stille han spørsmål for å finne det ut.

Hvis du er innkjøper vil du gjerne ha best mulig pris og høyest mulig rabatter. Men kanskje kan du i stedet eller i tillegg få andre goder, forhandlingsvariabler som har en høy verdi for deg.

Siden forhandlingsvariabler er som spillkort vil verdien av samme kort variere.  Hvilken verdi de har er avhengig av hvor interessert motpart er i dem.

Eksempler på forhandlingsvariabler er  

  • volum
  • kontraktsvarighet
  • leveringstid
  • betalingsbetingelser
  • kundereferanse
  • markedsaksess
  • opplæring og kurs
  • rådgivning
  • kvalitet
  • support
  • service
  • tester
  • statistikker
  • markedsdata
  • utvidet garanti
  • ekstra tjenester
  • dedikert kontaktperson

De fleste av disse forhandlingsvariablene kan brukes på begge sider av bordet, det vil si både på innkjøps- og leverandørsiden. I tillegg finnes selvfølgelig spesielle forhandlingsvariabler som er spesifikke for ulike bransjer.

Du skal lage en liste med oversikt over alle forhandlingsvariabler som du og din bedrift kan bruke i forhandlinger. Som forberedelse til hver enkelt forhandling skal du i planleggingen bruke listen og planlegge hvilke variabler du vil bruke. Du må være målrettet i ditt valg av forhandlingsvariabler. Skriv ned de du vil be om og hvilken betydning de har for deg. Du skal også forberede hva du tror motpart vil være interessert i fra deg. Du skal skrive verdien du mener den har for motpart.

NB! Det er svært viktig å tillegge forhandlingsvariablene verdi. Det gjøres i altfor liten grad. Når du som leverandør sier at dere kan gi utvidet service til kunden, sier ikke det så mye. Du skal si at denne utvidete servicen vil ha en verdi på kr 10.000,- hvis han skulle kjøpt den. Hvis motpart ikke verdsetter det, ved å gi deg en innrømmelse, skal du ikke gi bort goden. Altfor mange leverandører kaster varer og tjenester etter kunder uten at kunden forstår eller verdsetter det han tilbys.

Hvis du tilbyr 2 ukers bedre betalingsbetingelser, skal du si at for en bedrift av din størrelse, tilsvarer dette kr. 50.000,- i året. Da har spillkortet fått en verdi. Husk at ikke så mange skjønner akkurat hva kroneverdien av 2 uker egentlig er.

Hvis du kan by på markedsdata kan du si at tilsvarende informasjon ville kostet 300.000,- å kjøpe i markedet.

Og er ikke motpart interessert i godene, eller villig til å betale deg for dem, da skal du holde dem tilbake. En forhandlingsvariabel er noe du kan gi eller la være å gi, det vil si holde tilbake.

Forhandlingsvariabler er viktige for å skape en vinn-vinn-forhandling. Bruken av relevante variabler vil øke den totale verdien i forhandlingen. Gode forhandlere er dyktige på bruken av forhandlingsvariabler.  Lykke til med å bli en av dem! 

25.oktober 2021 kl. 11-12 skal jeg ha webinar i forhandlingsteknikk. Se link for info og påmelding: https://info.considium.no/webinar/forhandlingsteknikk

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Når dere er flere i forhandlingen. Hvem skal med og hvem skal ut?

Når dere skal være flere i en forhandling, må dere i forberedelsene avklare  

  • Hvem skal være med i forhandlingen
  • Hvilke roller skal dere ha

Hvem skal være med
Antallet er avhengig av hvor mange dere trenger og hvem som kommer fra motpart.

Det siste må dere sjekke. Hvis du er usikker på hvem som kommer, ta kontakt med motpart for å sjekke. Oppgi gjerne din gode grunn for å sjekke; nemlig at dere ønsker å ta med de riktige folkene fra deres side slik at det blir en god forhandling. Du kan også tillate deg å gi føringer til motpart om hvem som bør delta fra dem. I mange tilfeller vil dere ha interesse av at motpart stiller med seniorer, eksperter og beslutningsdyktige personer.  

Hvis motpart har toppet laget eller sender sin tekniske ekspert, må dere kanskje gjøre det samme.

Hvilke roller skal vi ha
Alle dere tar med i forhandlingen skal være der for en grunn, det vil si å ha en rolle med ansvar for noe, om det er smått eller stort. Dere skal aldri ta med noen som ikke har en rolle. Det er uprofesjonelt og viser manglende kunnskap om forhandlingsprosessen. Det er reduserende, både for teamet, og ikke minst for den det gjelder.

Eksempler på roller kan være

  • Leder av forhandlingen (en person skal alltid være i lead i forhandlingen, selv om dere er likeverdige kolleger)
  • Ekspert innen et relevant område
  • En som kjenner historien
  • En som er ansvarlig for det relasjonelle
  • En som skal dokumentere og ta referat
  • En trainee eller en annen som er med for å lære
  • En som skal sørge for fremdrift og få prosessen ut av fastlåste situasjoner

Unngå overraskelser fra egen kollega  
Når dere er flere fra samme selskap i forhandlingen, er det svært viktig at dere forbereder dere sammen. Ingenting er verre enn å få overraskelser fra egen kollega underveis. Bruk sjekklisten, diskuter dere gjennom forhandlingen og fordel roller.

Undervurder aldri kjøttvekta i forhandlinger, for den rår! Du bør unngå å være alene eller at dere er i mindretall i forhold til motpart i viktige forhandlinger. Hvis du er en og motpart er flere er det vanskelig å følge med på alt som skjer samtidig som du skal holde hodet kaldt.  Når dere er flere kan dere spille på hverandre og utnytte styrker.

Bli med på lunsjwebinar i forhandlingsteknikk 25.oktober

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Ta kontakt for en prat om forhandlingsteknikk i din bedrift.

De fire fasene i en forhandling

Å kjenne til fremdrift og innhold vil gi deg en trygghet i gjennomføring av forhandlinger

Fase 1 – Forberedelser

Fase 2 – Gjennomføring

Fase 3 – Closing

Fase 4 – Oppfølging

Disse 4 fasene har ulik betydning og omfang. I artikkelen Gode forberedelser er halvveis til sier gir jeg en detaljert informasjon og nyttige verktøy til bruk i forberedelsene og under gjennomføringen av forhandlingen. 

Alle vet at forberedelser er viktig. Men samtidig blir forberedelsene ofte en salderingspost på grunn av tidsnød. Kanskje har du også vært i forhandlinger og opplevd den ekle følelsen av at «oj, her skulle jeg vært bedre forberedt».

Med Fase 2, gjennomføring,  menes selve forhandlingen. Den skal beskrives nærmere i en senere artikkel.

Her er litt input om fase 3 og 4 i forhandlingen:

Fase 3 – Closingen, det er når forhandlingen går mot slutten. I denne fasen, når avslutningen er i sikte, er det lett å bli fartsblind og gjøre innrømmelser for å komme i mål. Dette er spesielt farlig hvis du er en utålmodig type. Så nå gjelder det å holde hodet kaldt.

  • Reduser gjerne tempoet
  • Ta en timeout

Dette er også tidspunktet hvor de siste tilbud og betingelser er på bordet. Nå skal du ikke være redd for taushet. Hold munn og avvent svar fra motpart. Spesielt for selgere oppleves denne fasen tøff, da mange er redde for at avtalen skal gå i vasken. Da kan det være fristende å prate over det som kan synes som en uutholdelig taushet fra motpart. Men husk at det som virker som veldig lang tid for deg, ofte bare er de sekundene motpart trenger for å tenke. Ikke prat nå.

Når dere er blitt enige, må dere gjøre en grundig oppsummering og sikre at dere er enige om alle forhold i forhandlingen.

Fase 4 – Oppfølging av avtalen

Mange kunder opplever at det etter lang tids kurtisering blir musestille fra leverandørene etter at forhandlingene er gjennomført og kontrakten er inngått. Men kunder tenker gjerne at det er nå forholdet starter. Derfor kan det være fint å sende en hilsen til motpart med gode ønsker for det videre samarbeid.

Når du kommer hjem etter forhandlingen; se til at alle i din bedrift som skal ha beskjed om forhold i avtalen får det. Det kan være økonomiavdelingen for fakturering av nye betingelser, logistikkavdelingen for nye leveringssteder, produksjonsavdelingen for kampanjer osv.

Sikre også at dere har et system for oppfølging av avtalen underveis.

Lykke til i forhandlingene!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. 

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

I forhandlinger er gode forberedelser halvveis til seier – her er sjekkliste med 7 punkter

Forberedelser er den første og kanskje viktigste fasen i en forhandling. Alle vet at forberedelser er viktig, men dessverre gjør tidsnød ofte at de blir salderingsposten. Forhandlingen blir jo alltid gjennomført, mens forberedelsene derimot…. Gode forberedelser er halvveis til seier og vil gi deg økt trygghet når du går inn i forhandlingen. Med gode forberedelser kan selv en uerfaren forhandler gjøre det bedre enn en erfaren motpart som har tatt lett på forberedelsene.

Hvis dere er flere fra bedriften som skal være med på forhandlingen, er det avgjørende at dere forbereder dere sammen. Du vil ikke ha overraskelser fra kolleger underveis!

Sjekkliste med 7 punkter du kan bruke i forberedelsene

  1. Tema for forhandlingen
  2. BATNA
  3. Mål med forhandlingen
  4. Deltakere og roller
  5. Maktsituasjonen – egne og motparts sterke og svake sider
  6. Forhandlingsvariabler 
  7. MAL-grenser (øvre og nedre grense)

1.Tema for forhandlingen. Hva skal du forhandle om? Er det reforhandling av avtalen, innsalg av nye produkter, økte volumer, kompensasjon, prekvalifisering mm.  Her er det viktig å være omforent med motpart hva som er tema for forhandlingen. 

2. Hva er din BATNA (best alternative to negotiated agreement), det vil si beste alternativ til avtalen du skal forhandle om nå. Du skal selvfølgelig ikke inngå en avtale som er dårligere enn dine alternativer. Hvis du ikke har noen alternativer stiller du svakere og bør parallelt jobbe med å skaffe det.

3.Mål med forhandlingen. Vær konket på hva du ønsker å oppnå. Å oppnå best mulig resultat er ikke konkret. Du kan ha flere mål. Minimum kr 1000, 3 nye produkter inn i sortimentet, leveranse innen 1.januar, avtale forlenget med 3 år, minimum 20 % rabatt  er eksempler på konkrete mål.

4. Deltakere og roller. Alle som skal være med i forhandlingen skal være der av en grunn. I artikkelen «Når dere er flere i forhandlingen» beskriver jeg dette nærmere. Velg alltid en som skal være i lead, selv når dere er likeverdige kolleger. Deltakere vil avhenge av forhandlingens karakter og hvem som kommer fra motpart. Sjekk alltid dette i forkant.

5.Maktsituasjon. Hva er dine og motparts sterke og svake sider i denne forhandlingen. Du skal ha tenkt gjennom dine svake sider for å være forberedt hvis motpart bruker de mot deg. For eksempel: Du er leverandør og det har gjennom det siste året vært problemer med leveransene.  Du har sjekket og vet at det var to tilfeller. Motpart kan ha interesse av å gjøre det til en stor sak. Da kan du si at ja, vi hadde en forsinket leveranse med 2 dager i februar, og 3 dager i mai, men de ble begge varslet i god tid og kompensert med 2 % på faktura.

6. Forhandlingsvariabler. Dette er spillkortene dine i forhandlingene, hva du kan gi og hva du kan få.  Du skal i størst mulig grad sette verdi på dem. Hvor verdifulle de er for motpart, avhenger av hva han er interessert i. Forhandlingsvariabler er sentrale elementer for å skape vinn-vinn-forhandlinger og komme forbi at forhandlingen bare handler om pris og rabatter. Eksempler på forhandlingsvariabler kan være volum, kontraktvarighet, leveringstid, betalingsbetingelser, opplæring, kurs, kvalitet, support, statistikker osv

7. MAL-grenser, dine øvre og nedre grenser i forhandlingen. MAL-grenser kan settes på pris, rabatter, tid, kvalitet mm. De skal settes i forkant, men må ses i sammenheng og kan endres underveis hvis ny info dukker opp. Det gir en stor trygghet å ha diskutert grensene med teamet i forkant. Hvis du er leverandør er nedre grense på pris hvor langt ned dere i verste fall er villige til å gå (det amerikanerne kaller walk away price). Øvre grense er prisen du planlegger å gå ut med. Hvis du er innkjøper vil øvre grense på pris være det du kan være villig til å gi.

Nærmere bekrivelser av forhandlingsvariabler og MAL-grenser kommer i senere artikler.

Hvis du er interessert i sjekklisten som du kan bruke i forberedelsene, kan du sende meg en mail (hilde@considium.no), så sender jeg den til deg.  Bruk den som et utgangspunkt, for kanskje har du selv noen andre punkter du ønsker å forberede.  

Lykke til med de viktige forberedelsene!

25.oktober 2021 kl. 11-12 skal jeg ha webinar i forhandlingsteknikk. Se link for info og påmelding: https://info.considium.no/webinar/forhandlingsteknikk

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler.

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Ny som leder

Har du fått en lederjobb? Gratulerer!

Nå gjelder det å holde hodet kaldt. Den første tiden kan være overveldende. Nye ledere opplever et hav av forventninger, velmente tips og råd fra venner og kolleger som vil fortelle deg hva de mener du skal gjøre. Og selv om du har rykket opp til å bli leder og kjenner bedriften fra før, vil din nye rolle kreve masse av deg.

Så hvordan skal du gå frem for å lykkes som ny leder? Basert på egen erfaring og arbeid med mange nye og erfarne ledere, har jeg laget en liste med 6 råd som jeg håper kan bidra til at du lykkes som ny leder.

1.Slipp din tidligere rolle

De aller fleste blir ledere fordi de har vært flinke til noe. Som leder skal du lykkes gjennom andre. Det er ikke primært dine prestasjoner som vil gi resultatene, men din ledelse og samordning av andres prestasjoner.  Du skal derfor holde fingrene vekk fra faget og la de som nå har ansvar for oppgavene få utføre dem. Du kan selvfølgelig bruke din kunnskap fra tidligere roller, men du skal ikke fortsette å gjøre det samme du gjorde tidligere. Til alle roller er det knyttet forventninger, det er de du skal levere i henhold til. Så skaff deg raskt en god oversikt over hva som forventes av din nye rolle.

2. Gjør forventningsavklaringer

Du skal avklare forventinger med dine medarbeidere og din egen leder så fort som mulig i din nye jobb. Jo mer konkret jo bedre. Spør din leder; Hva forventer du av meg? Hva vil det si å gjøre en god jobb? Hva har jeg da levert i løpet av de tre første månedene, det første halve og hele året?  Er det noe spesielt jeg skal prioritere? Du forteller også leder hva du forventer av han eller henne. Tenk nøye gjennom dette før du tar samtalen.

Medarbeiderne dine kan komme med sine forventninger til deg, og du til dem. All tilfredshet henger sammen med de forventninger som er, så det er svært viktig å kjenne dem. Noen forventninger kan komme som en overraskelse, mens andre kan være lette å levere på. Noen er kanskje urealistiske eller uønsket. Da er det viktig at de kommer frem i lyset, slik at dere kan avklare hvordan de skal håndteres.

3. Lag en læringsplan

Tiden går svært fort når du har ny lederjobb. Det er masse å sette seg inn i og ansatte i bedriften vil ha forskjellige råd til deg om hva du skal lære og prioritere. Noen vil forsøke å påvirke deg til å prioritere deres områder. Når du er ny i rollen, er det greit å stille masse spørsmål, inkludert de «dumme». Men når du har vært i jobben en stund er det mange ting du bør ha lært deg. Derfor skal du lage en god plan for hva du skal lære. Og hva skal du lære? Hvor dypt ned i materien må du gå? Det skal du finne en egnet person som kan fortelle deg. En som har overblikk og erfaring og ikke har særinteresse i et spesifikt område. Når du vet hva du må lære, vil du få en økt trygghet i rollen. Du skal ikke komme i den situasjonen at du aldri føler du blir flink nok. I tillegg til hva du skal lære, skal det i planen stå hvem du skal lære det av, samt tidsfrist for læringen.

4. Finn en god rådgiver

Det kan du finne på jobben, blant venner eller hos profesjonelle rådgivere.  Men det er viktig at rådgiveren er en som kan både støtte og utfordre deg og gi deg gode råd.

Med rådgiveren kan du snakke om hvordan du skal utøve ditt lederskap, hvordan du skal sette grenser, hva du skal prioritere og hva du skal si ja eller nei til. I tillegg kan du ta opp situasjoner du finner krevende og diskutere ulike forslag til håndtering.

Forhåpentligvis vil du også ha gode samtaler om jobben med din egen leder. Men en egen rådgiver er alltid gull. 

5. Balanser oppover og nedover

Din viktigste premissgiver for en god karriere er din egen leder. Du skal gjøre alt som står i din makt for å få en god relasjon med han eller henne. Som leder må du være lojal overfor tiltak og beslutninger som kommer fra din leder og ledelsen generelt. Men samtidig skal du være en god leder nedover. Dine medarbeidere skal oppleve at du har integritet og taler deres sak, ikke at du er en person som bare er opptatt av å tilfredsstille nivået over.  Å mestre den balansen er avgjørende for at du får tillit, både oppover og nedover i bedriften.

6. Ta deg tid til refleksjon

Lederrollen er travel og mange ledere har nok med å holde hodet over vannet og få jobben gjort. I den situasjonen er det lett for at du ikke husker på å sette av tid til å tenke. Manglende refleksjon rundt eget lederskap er en vanlig grunn til at ledere forsømmer seg. Når medarbeidere klager på ledere, er det ofte på de mest selvfølgelig ting. Vanlig kritikk av ledere er for eksempel at de ikke ser sine medarbeidere, at de ikke gir tilbakemeldinger og at de skyver problemer under teppet. De fleste ledere vet at dette er noe de skulle ha gjort. Når det likevel så ofte glipper, er det i mangel på refleksjon rundt hvordan man faktisk utøver sin ledelse.

I ditt lederskap skal du være deg selv. Men du skal tenke godt gjennom hva du ønsker å stå for og hvordan du skal vise det.

Lykke til i lederjobben!

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Hvordan skape verdens beste team av en gjeng med individualister? 3 råd fra en som har gjort det

Jeg bor i nabolaget til Eirik Myhr Nossum. Når vi møtes snakker vi gjerne om ledelse.  

Eirik Myhr Nossum er trener for herrelandslaget i langrenn. På laget har han verdens beste skiløpere, sterke individualister som konkurrerer om plass på laget og på pallen.

Eirik er ansatt for å oppnå resultater. Riktignok er det noe spesielt rundt jobben hans, men til syvende og sist har han samme utfordring som alle andre ledere: Hvordan få teamet med mot felles mål og oppnå ønskete resultater.

Eirik har en klar ledelsesfilosofi. Han tror sterkt på at et lag som hjelper hverandre blir sterkere og at den enkelte utøver også blir bedre når laget blir bedre.

Utfordringen er å skape en delingskultur som fremmer laget, samtidig som løperne fortsatt skal konkurrere.  I mange individuelle idretter holder utøverne kortene (eller treningsdagboken) tett til brystet og deler ikke kunnskap som kan gjøre andre på laget bedre.

I 2019 i Ski-VM i Seefeld vant Norge 6 av 6 øvelser. Løperne var Martin Johnsrud Sundby, Johannes Høstflot Klæbo, Sjur Røthe, Emil Iversen, Hans Christer Holund og Simen Hegstad Krüger. Bak laguttakene ligger både resultater fra uttaksrenn tidligere i sesongen, men også taktikk og vurderinger underveis.

Det viktigste for treneren er norsk seier. Laget foran utøveren. Dette gjør han for å skape et lag som hjelper hverandre

1.Åpen kommunikasjon

Laguttak i plenum. Da Eirik overtok som landslagstrener innførte han en ny praksis, nemlig presentasjon av laguttaket i plenum. Dette kan virke brutalt. I rommet sitter utøvere som har lagt ned svært mange timer og slit for å komme på laget. Men fordelene er åpenbare; alle hører samme beskjed. Dette hindrer misforståelser og spekulasjoner. Det oppleves rettferdig. Det viste seg at tidligere praksis med individuell formidling skapte misforståelser. Spesielt de som ikke ble tatt ut kunne oppfatte at neste gang, da var de sikret plass.

Eirik er opptatt av at denne form for åpenhet praktiseres med empati.

Feedback mellom utøvere. Eirik oppmuntrer utøverne til å gi hverandre feedback etter trening og renn. De er ute i løypa sammen og kan observere hverandre. Feedback fra en utøver, det vil si en annen ekspert, virker sterkere enn fra treneren som ikke anses som ekspert på samme måte.

2. Skape en delingskultur

Idrettsutøvere i individuelle idretter konkurrerer med hverandre. Intuitivt vil mange holde hemmelig sine beste tips og erfaringer. Frykten er at konkurrentene vil bli bedre enn deg hvis du deler.

Ifølge Eirik gjør deling alle bedre. Han jobber med at utøverne skal se verdien av å dele sine beste tips med laget. Som han hevder, hvis du gir 1 hemmelighet, får du 5 tilbake.

Åpne treningsdagbøker er en del av dette. Hvordan legger en verdensmester opp sin trening. Hva fungerer bra og hva gir resultater.

Rådslagning mellom utøverne. Det er viktig å oppmuntre til deling av råd og tips.  Et råd fra en (annen) verdensmester blir lyttet til.

3. Bruke tid sammen

Tidligere trente utøverne hver for seg utenom skisesongen. Men for å skape et godt team mener Eirik det er viktig at de også utenom sesongen er sammen. 3 av løperne holder til i Trondheims-området, 3 i Oslo. Begge steder trener nå løperne sammen, i stedet for hver for seg.

Ved å bruke tid sammen blir utøverne sammensveiset på en god måte. De blir bedre kjent og utvikler et vennskap. Og når oppgjørets time kommer, hjelper de heller en kompis enn en konkurrent.

Nå vil kanskje noen ledere hevde at deres medarbeidere ikke akkurat har verdensmesterpotensial. Du har det teamet du har. Men hvem vet hvilke resultater dere sammen kan oppnå ved å kommunisere åpent, dele kunnskap og tilbringe tid sammen.

Lykke til!

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som bistår ledere og organisasjoner med å nå resultater. Vivi-Ann er siviløkonom og har ledererfaring fra merkevare- og konsulentbransjen og jobber med utvikling av selgere, ledere og ledergrupper.
Hun er MBTI-sertifisert og leverer rådgivning, prosesser, kurs og foredrag. Les flere innlegg av Vivi-Ann på bloggen http://hildeombusiness.no/   

Råd til deg som gjør forhandlinger på video

Forhandlinger på video er ikke nytt, men omfanget har økt kraftig i 2020.  Fra hjemmekontorene har både selgere og innkjøpere blitt tvunget til å ta i bruk digitale verktøy, mer eller mindre forberedt.

Tillit er avgjørende i forhandlinger og kommunikasjon er ditt viktigste virkemiddel for å skape det. Det gir noen ekstra utfordringer når du forhandler på video.  

Small talk, kroppsspråk, blikk og smil er vanskeligere å få til på video, spesielt når du er uvant med settingen. Ofte er kameraene på begge sider stilt inn så du ikke ser hender og øvrig kroppsspråk. Da er det vanskeligere å lese motpart og skape tillit.

Manglende øyekontakt. De fleste ser ikke direkte i kamera, men på skjermen på den de snakker med. For motpart ser det ut som om du ser vekk og ikke møter blikket hans. I tillegg har mange kameraet slik at det viser ansiktet nedenfra på en unaturlig og lite flatterende måte.

Før forhandlingen

  • Sett deg inn i det tekniske! Øv! Hvis du skal forhandle sammen med andre fra bedriften, må dere øve og forberede dere sammen. Ulike programmer som Teams og Zoom og andre har forskjellig funksjonalitet, så du må sette deg godt inn i det programmet du skal bruke. Lær hvordan du deler dokumenter, tar break out sessions, kommer tilbake til gruppen osv. Tren også på å se direkte i kameraet.
  • Invester i et kamera og utstyr som gjør at dere kan filmes fra varierende avstand. Da kan dere bruke kroppsspråk på en bedre måte.
  • Gi beskjed til motpart om hvilken plattform som skal brukes, slik at de også kan være forberedt.
  • Sjekk at nettet har nødvendig kapasitet.
  • Planlegg for settingen
    • Klær. Kle deg like pent som i en fysisk forhandling. Det er både av respekt for motpart, men styrker deg selv også. En sliten joggebukse fremmer ikke selvfølelsen.  
    • Seating. Hvor og hvordan skal dere sitte. Hvordan skal kameravinklingen være.
    • Psyken. Vær uthvilt og fit for fight, ikke trøtt og sulten og lav på blodsukker. Mange har erfart at det er mer slitsomt å delta i møter og forhandlinger på video enn å være fysisk i samme rom.  Psykiater Finn Skårderud forklarer det slik: «Vi har nervesystemer som er rigget for ansikt-til-ansikt og kropp i samme rom. Vi kommuniserer i stor grad med blikk og kroppsspråk, som forsvinner i det digitale. Fravær av denne naturlige kontakten skaper en uro.»
  • I tillegg til de normale forberedelser du gjør til forhandlinger, planlegg hvordan du vil skape tillit og kompensere for fravær av kroppsspråk.

Under forhandlingen

  • Du kan starte med å ufarliggjøre settingen. Du kan for eksempel si at det var fint at dere fikk til å møtes på video og bidra til å skape en god stemning.
  • Fortell motpart hvilke spilleregler du foreslår skal gjelde. Det kan for eksempel være at det er greit å tenke seg litt om, også på video, det vil si at dere skal gi rom for noen sekunders stillhet.
  • Andre spilleregler kan være
    • alle har kamera på under hele forhandlingen
    • forhandlingen skal ikke filmes
  • Dere får ta en prat i forberedelsene for hvilke spilleregler dere ønsker.
  • Vær bevisst på hva du sier og gjør som kan bidra til å skape tillit når du mangler de normale virkemidlene. Hvis du har et godt kamera og utstyr kan du tilpasse det slik at motpart kan se dine hender og en stor del av kroppen. Selv med en enkel PC kan du regulere dette ved å sette deg litt unna.
  • Bestreb deg på få til øyekontakt, i hvert fall i store deler av forhandlingen.  Da må du se rett i kamera.
  • La gjerne noe av rommet synes, det virker naturlig. Vær litt personlig, det kan styrke relasjon og tillit.  
  • Tål stillhet. Mange tåler ikke dette i vanlige forhandlinger. Sekundene kan føles ekstra lange på video. Men husk at i en vanlig samtale går det også en viss tid før motpart svarer. På video kan det føles ekstra lenge på grunn av frykt for at teknologien er i ferd med å svikte. Men husk at å holde munn og lytte er svært viktig for å lykkes i forhandlinger.
  • For øvrig kan fremdriften være som i en vanlig forhandling. (løfte inn forhandlingsvariabler, komme til enighet, gjøre oppsummeringer osv)
  • Husk at muligheten for at forhandlingen blir sett av utenforstående øker når dere ikke er sammen. Det kan være tilhørere eller tilskuere hos motpart du ikke er orientert om. Forhandlingen kan bli tatt opp.  Dette må du ta hensyn til og ikke si noe som absolutt ikke tåler dagslys.

Rådene her baserer seg på at begge parter ønsker å få til et godt resultat og oppnå vinn-vinn. Ikke alle forhandlinger har dette perspektivet.  Men de fleste aktører skal møtes igjen etter forhandlingen. Da er det en fordel at begge parter ønsker det, også etter en forhandling på video.

Lykke til!

Innspilling av nettkurs i forhandlingsteknikk.

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Personlige fallgruver i forhandlinger

Vi har alle våre styrker og svakheter. Vår personlighet har en foretrukket adferd. I forhandlinger kan din personlighet styrke deg, men dessverre også svekke deg. Ved å være oppmerksom på dette, og de ulike områdene, kan du forberede deg og unngå fallgruvene det er så lett å gå i.

Fallgruvene jeg presenterer her gjelder i forhandlinger. I andre situasjoner behøver de ikke bety noe, langt mindre være en svakhet.

  1. Tålmodighet
    • Veldig mange mennesker er utålmodige, og hvis du er det, skal du være oppmerksom på det når du går inn i forhandlingen. Faren er nemlig at du ønsker å avslutte forhandlingen for raskt og går glipp av gevinster i siste runde. Det er selvfølgelig ikke et mål at forhandlingen trekker ut i det vide og brede, men en for rask fremdrift på grunn av utålmodighet er heller ikke bra.
  2. Nøyaktighet
    • Det kan være mange detaljer og mye data i en forhandling. De bør være riktige og omforent når forhandlingen er over. Hvis du er litt omtrentlig som person, bør du både i forkant og underveis notere og sørge for at du har dine data på plass, og at du og motpart har samme forståelse av hva dere har blitt enige om.
  3. Hukommelse
    • Hvis du har dårlig hukommelse må du være ekstra nøye med å notere underveis. Det er ikke morsomt hvis motpart i etterkant kommer med påstander du ikke kan huske.
  4. Struktur
    • Forhandlinger er bygget opp etter en viss struktur, og hvis du er ustrukturert og har brukt opp tiden på sidespor og uvesentlige forhold, kan du risikere å ikke komme i mål med forhandlingen. Med grundig planlegging før forhandlingen og gode avklaringer med motpart i starten, vil du lettere oppnå en ønsket fremdrift.
  5. Kreativitet
    • Kreativitet er en enorm styrke i forhandlinger. Kreative klarer å se nye løsninger og forslag når forhandlingen går trått.  Dessverre er de færreste av oss særlig kreative. Hvis det gjelder deg også, kan du
      • Ta med deg en mer kreativ kollega som får i oppgave å være kreativ og løfte blikket, spesielt når det låser seg
      • Stille spørsmål for å få forhandlingen videre
      • Ta timeout for å områ deg
      • Gjøre så godt du kan selv for å bringe inn nye elementer
  6. Relasjonsevne
    • Hvis du ikke er så god i dialog og samhandling med andre mennesker, kan du involvere en kollega som utfyller deg. Med god relasjonsevne menes her evnen til å lese motpart bedre og bidra til å skape et godt klima i forhandlingene.
  7. Matematikkferdighet
    • Hvis du er ikke er god i matte, skal du være oppmerksom på at det finnes regnemestere der ute som bruker raske og kreative utregninger som en hersketeknikk. Poenget er at du aldri skal si ja til en utregning du ikke helt ut forstår. 
  8. Beskjedenhet
    • Beskjedenhet er ingen dyd i forhandlinger. Tvert imot. Hvis du av natur er beskjeden, vil det hjelpe deg å gjøre gode forberedelser med hensyn på hva du skal kreve og gå ut med i forhandlingen. Det vil også være nyttig å tenke på hva forventes av adferd i denne rollen.
    • Det kan også være andre personlige verdier som du skal være oppmerksom på i forhandlinger. Mange er for eksempel oppdratt til å være rause, si ja og dele likt. Dette er positive verdier, men du skal være oppmerksom på at i forhandlinger kan de spille deg et puss. Og husk poenget fra Hvorfor du må gå inn i en rolle når du forhandler: Du er et godt menneske, selv om du er tøff i forhandlinger.
  9. Kontroll på følelser
    • Nyere forskning viser at å kunne gjenkjenne og kontrollere følelser, både egne og motpartens, er jokeren i forhandlinger. Den som ikke behersker det vil tape!
    • I forhandlinger står det mye på spill for begge parter. Dette trigger sterke følelser og engasjement.  Følelser kan være sinne, frykt, skuffelse og glede. Gode forhandlere kontrollerer sine følelser. Det motsatte indikerer en nevrotisk legning, noe som få imponeres av.
  10. Forhandlingserfaring
    • Øvelse gjør mester også her, men en gang er den første for alle.

Se denne gjennomgangen av fallgruvene som en bevisstgjøring som kan gjøre deg enda bedre forberedt til forhandlingen.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

3 ledertips for håndtering av hjemmekontor og fjernledelse etter korona

Hjemmekontor og fjernledelse står nå øverst på agendaen i landets bedrifter. Mange ledere er i villrede for hvordan situasjonen skal håndteres.

Arbeidstakere har gjennom mange uker gjort erfaringer med å jobbe fra hjemmekontor. Noen elsker det, andre ikke. Noen team har blitt mer produktive i denne perioden, andre mindre. Hvor godt hjemmekontor fungerer er avhengig både av type jobb som skal utføres, hvilke systemer bedriften har for oppfølging og tilrettelegging, og ikke minst hvilken personlighet og evne til selvledelse den enkelte medarbeider har. Men at bruk av hjemmekontor blir et tema ledere må ta aktivt stilling til, det er sikkert. Ledere og ledergrupper må så fort som mulig ta stilling til hvilken strategi man skal ha for hjemmekontorbruken og kommuniserer dette til organisasjonene. For nå er det er mange og ulike meninger og ønsker ute og går. 

Myndighetene anbefaler fortsatt hjemmekontor i Norge, og dette gjelder spesielt for dem som er avhengig av offentlig transport. Facebooks toppsjef, Mark Zuckerberg, åpner opp for permanent hjemmekontor. Han sier erfaringene har vært gode og at det gir en stor fleksibilitet med hensyn til hvor folk bor. Flere store amerikanske selskaper har signalisert det samme. Telenors konsernsjef, Sigve Brekke, kom nylig på banen med samme budskap.

Imidlertid er det stadig flere som hevder at det er ensomt og demotiverende på hjemmekontor, og at de mest av alt har lyst å være på kontoret og se sine kolleger. I koronatiden var det ikke god dugnadsånd å klage på hjemmekontoret. Samtidig er det mange som liker seg svært godt på hjemmekontoret, enten det er for å få bedre tid, økt frihet eller andre behov dekket.

Så hva er riktig? Og hvem gavner hjemmekontorløsning mest? Arbeidsgiver eller arbeidstaker? I vurderingen av bruk av hjemmekontor i egen bedrift må dere gå systematisk til verks. Involver andre i dette arbeidet. Det kan være eget team, andre ledere eller rådgivere.

  1. Analyser situasjonen
    • Hva er fordeler og ulemper for hjemmekontor i din enhet
    • Har bedriften en policy rundt hjemmekontor som du må påvirke eller ta hensyn til
    • Hvilke lover og regler må dere forholde dere til (blant annet arbeidsmiljøloven og forskrifter om arbeid i eget hjem).
    • Hvilke medarbeidere kan og vil ha hjemmekontor. Dette handler både om personlighet; evne og vilje til å jobbe selvstendig, og om deres hjemmebase er et egnet sted å jobbe. Disse vurderingen må gjøres både av leder og medarbeider. For oppfatningen om hvor god medarbeider er på selvledelse kan godt være forskjellig.
  2. Beslutt rammer og omfang for hjemmekontoret
    • En forutsetning for at hjemmekontor skal bli vellykket, er at dere kan utveksle og dele informasjon på en like god måte som om dere var til stede på jobb. Det betyr teknologiske løsninger, både for lagring og henting av data, som fildeling i Teams, Sharepoint, OneDrive etc og systemer for kommunikasjon, som Teams og Zoom. Folk må ha nett med god kapasitet. Selv om mange ansatte er blitt fortrolig med bruk av videomøter i koronatiden, er det sikkert noen som trenger en grundigere opplæring i teknologien hvis dette skal bli standard arbeidsform.
    • Hvordan skal lederrollen utøves? Ja, fjernledelse er i stor grad basert på tillit. Det betyr at målprosessen med teamet blir ekstra viktig. Hva skal den enkelte medarbeider levere? Hvordan skal du som leder følge opp? Hvordan skal du holde motivasjonen oppe og styrke teamfølelelsen, en forutsetning for trivsel og resultater. Involver teamet i målarbeid. Avklar forventninger begge veier.  Skap en forutsigbarhet.
  3. Sett faste dager som teamet må være fysisk på kontoret
    • Det er avhengig av hva man driver med, men kanskje er det 1-2 ganger i uken, kanskje mer, kanskje mindre. I salgsorganisasjoner er dette helt vanlig, da det gjerne er et ønske om at selgere er minst mulig inne på kontoret og mest mulig ute hos kundene.
    • Å møtes fysisk er viktig for å bevare eller utvikle kultur i et team. Det handler dessuten om noe utover det praktiske, nemlig det menneskelige.
    • Psykiater Finn Skårderud hevder at «Prisen for avstand er større enn vi er klar over. Vi har nervesystemer som er rigget for ansikt-til-ansikt og kropp i samme rom. Vi kommuniserer i stor grad med blikk og kroppsspråk, som forsvinner i det digitale. Fravær av denne naturlige kontakten skaper en uro».

De som ikke har jobb eller har jobber hvor hjemmekontor ikke er mulig, vil kanskje mene at spørsmålene om hjemmekontor er et luksusproblem. Men god ledelse innbefatter håndtering av så mangt, inkludert denne problemstillingen.

Lykke til!

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om ledelse.

Artikkelen i E24: Hvordan lage en bra strategi for hjemmekontor og fjernledelse? Her får du 3-trinnsoppskrift.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. For nærmere informasjon er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no

Hvorfor du må gå inn i en rolle når du forhandler

Både du og motpart spiller roller i forhandlinger. Jo tydeligere du vet det, jo mindre sårbar blir du.

Vi har mange ulike roller. Vi er foreldre, søsken, barn, bestevenn, trener og på jobben har vi også mange ulike roller. Det ene øyeblikket er du leder, så er du medarbeider, kollega, verneombud eller noe annet. Og så skal du plutselig være en forhandler. Du hopper mellom de ulike rollene og ser gjerne helt lik ut. For de færreste har en forhandleruniform som markerer at de er i rolle. Så det er ikke rart det blir rolleblanding.

Til enhver rolle er det knyttet forventninger. Til morsrollen vil de fleste nevne omsorg. En mor som ikke viser omsorg for sitt barn lever ikke opp til forventningene. Til rollen som forhandler er det også et sett med forventninger som bestemmer om du spiller rollen på en god eller dårlig måte. Mange forventninger til rollen er naturlige og lette å levere på; for eksempel at du oppfører deg ordentlig, gjør ditt beste og er villig til å forhandle. Så er det medaljens bakside, forventningene det for mange er vanskeligere å leve opp til. Det er for eksempel å

  • Stille krav
  • Sette grenser
  • Si nei

Hvorfor er det vanskelig for mange?

Rollen som forhandler utfordrer ofte grunnleggende verdier. Du er kanskje oppdratt til å være raus, dele likt, se litt stort på det, være et ja-menneske osv.  Hvis du identifiserer deg med disse verdiene, kan rollen som forhandler føles feil og oppleves som en adferd som ikke er et godt menneske verdig. 

Mange frykter at hvis de tar rollen og stiller krav, setter grenser og sier nei, vil de ikke bli likt. Frykten for å ikke bli likt er en urfrykt i mennesker. Vi er flokkdyr, og hvis et menneske, i riktig gammel tid, ble støtt ut av flokken, var det jo den visse død.

Men vi må tenke annerledes. Vi må tenke rolle: Hvis du tar mot til deg i forhandlingen og sier at «det der kan jeg dessverre ikke gå med på, vi er bare villige til å betale 1000 for det produktet». Motpart blir rasende og beskylder deg for å være en gnien og vanskelig egoist som ikke er ute etter en løsning. Akkurat en type menneske du absolutt ikke selv vil være eller identifiserer deg med. Da går en sånn kommentar rett i hjertet.

Du blir lei deg. Og i verste fall tenker du at det skal jeg ikke gjøre igjen.

Men her kommer rollen inn. Du må ta motparts tilbakemelding i rollen. Du gjør det som skal til i rollen, nemlig stiller krav og setter grenser. Du er fortsatt en ok person!

Når du kan se deg selv på denne måten, blir du mindre sårbar. Du er ok!

Du skal også se motpart i rolle. Ikke ta personlig at han stiller tøffe krav og sier det han gjør. Han spiller jo også rollen sin. Jo bedre du er på å se motpart i rolle, jo mindre sårbar blir du for hersketeknikker og urimelig adferd.

Når du ser deg selv og motpart i rolle, tar du et mentalt skritt tilbake og ser situasjonen litt utenfra. Det bidrar til økt kontroll. Og ikke minst til bedre resultater i forhandlingen.

Lykke til!

Jeg har laget et nettkurs i forhandlingsteknikk for Videocation.no. Der får du nyttige verktøy og tips for å bli en bedre forhandler. Filmsnutt om kurset i forhandlingsteknikk for Videocation

Se artikkelen Økt nivå hos motpart krever sitt for å holde tritt for en oversikt over alle temaene i artikkelserien om forhandlingsteknikk.

Se bloggen hildeombusiness.no for flere artikler om forhandlingsteknikk og ledelse.

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium som er kjent for resultatledelse og sitt arbeid med leder- og teamutvikling. Vivi-Ann bistår også kunder med praktisk trening og forberedelser til reelle forhandlinger. Hvis du ønsker trening i din organisasjon, er du velkommen til å ta kontakt på hilde@considium.no